Provoz TZB v rozsáhlejších budovách z hlediska záruk, prohlídek a údržby
Obvyklým způsobem provozování technických zařízení velkých budov byla v minulosti nepřetržitá přítomnost obsluhovatelů v objektech. Dispečerský způsob řízení je jedním ze základních pracovních nástrojů společností facility managementu pro více než jeden zákaznický subjekt.
Úvod
Problematika provozu technických zařízení budov (TZB), která zahrnuje nejen řízené procesy technických funkcí jednotlivých provozních souborů ale i agendy přejímek těchto zařízení a jejich uvádění do provozu, zajišťování jejich provozuschopnosti formou odstraňování závad a poruch a to jak vlastními pracovníky provozovatele, kterým bývá někdy také vlastník budovy, tak i formou dodavatelskou, nazývanou někdy outsourcingem. Tato terminologie ihned odkazuje na další moderní metodiku svrchu uvedených problematik a to na Facility management (FM). V této souvislosti je dlužno poznamenat, že zmíněná FM metodika není pouhým vyjádřením outsourcingu, ale že jde o v podstatě o stanovení a formulaci procesů problematiky provozu TZB s využitím pomůcek systémů managementů kvality (QMS), jako je například ČSN EN ISO 9000, moderních pomůcek řízení procesů a to obvykle při využití nástrojů výpočetní techniky.
Tyto hardwarové a softwarové nástroje slouží jak k operativnímu technickému řízení TZB tak i k evidenci, registraci a odstraňování závad a poruch, k plánování a řízení preventivního ošetřování a údržby TZB, k materiálně technickému zabezpečování provozu TZB, k plánování rekonstrukcí a technických zhodnocení TZB a rovněž k řízení lidských zdrojů včetně udržování a zvyšování jejich kvalifikace. Lze jich využít i k řízení procesů životních cyklů budov a všech dalších podpůrných procesů, souvisejících s efektivním užíváním budov všech určení. Zmíněné nástroje výpočetní techniky tvoří soubory, označované jako CAFM systémy (computer aid for facility management).
Možnosti konfigurací TZB
Pro stanovení výběru zmíněných nástrojů a pomůcek při správě konkrétního souboru TZB je nutné především stanovit rozsah, kterého se konkrétní případ týká. Možností je dlouhá řada, která v nikoliv zcela vyčerpávajícím rozsahu zahrnuje například:
Zařízení techniky prostředí s možností vzdálené kontroly, programování a ovládání, sestávající ze
- zdrojů tepla, tj. kotelen, výměníkových stanic, kogeneračních soustav, tepelných čerpadel rozličných typů, solárních soustav
- zdrojů chladu často v kombinaci s tepelnými čerpadly
- strojní části vzduchotechniky pro nucené větrání, teplovzdušné vytápění, rozličná zařízení pro ochlazování prostorů, zařízení pro řízení vlhkosti vnitřního vzduchu a zařízení, omezující rizika šíření požáru vzduchotechnickými soustavami
- soustavy ústředního vytápění rozličných typů, např. s otopnými tělesy, vytápěnými stropy, podlahami, stěnami, interiérovými prvky
- soustavy automatických venkovních či vnitřních okenních žaluzií
- soustavy měření a regulace
Zařízení zdravotně technických instalací, jako jsou
- přípojky vody, plynu a kanalizace s měřením odběrů
- rozvody studené vody s koncovými elementy
- příprava a rozvody teplé vody s koncovými elementy
- koupelnová technologie
- kanalizační soustava s eventuální čističkou odpadních vod
- plynová zařízení
- samočinná stabilní hasicí zařízení
Silnoproudá elektrická zařízení například
- silové a světelné okruhy
- osvětlovací soustavy včetně zahradních svítidel s možnostmi funkcí
- transformátorové stanice , rozvodny a náhradní zdroje
- elektrická část soustavy měření a regulace
- programovatelné simulace přítomnosti osob v jednotlivých místnostech programovatelného scénického osvětlení jednotlivých místností
- generálního vypínání při opouštění objektu
Slaboproudá elektrická zařízení, mezi která patří například
- elektrická část soustavy měření a regulace
- audiovizuální technika včetně domácích kin a programovatelných koncertních ozvučovacích soustav
- elektrická zabezpečovací signalizace se snímači pohybu, polohy stavebních prvků (dveře, okna), či akustických vzruchů s eventuálním přenosem poplachového signálu na pult centralizované ochrany nebo na vzdálený telefonní přístroj
- elektrická požární signalizace se snímači teploty či kouře s eventuálním přenosem poplachového signálu do služebny Hasičského záchranného sboru
- uzavřené sledovací televizní okruhy s kamerami s eventuálním přenosem obrazu na pult centralizované ochrany nebo na vzdálenou internetovou přípojku
- společné antény pro příjem radiokomunikačního signálu včetně televizního
- místní sítě elektronických komunikací včetně intranetu a LAN
- systémy vstupu (systémy přístupové, provozně povolovací, sledovací)
- recepční systémy – hotelové uvítací, uváděcí
Relaxační a rekreační technologie, mezi něž patří
- bazény s bazénovou technologií s vířivkami, filtrací a úpravou vody
- zařízení fitcenter
Zařízení vertikální a horizontální dopravy jako jsou například
- výtahová zdvihací zařízení
- ostatní zdvihací zařízení včetně mobilních
- zařízení horizontální dopravy
Soubor doplňkových zařízení jako jsou například
- automatické brány a závory
- automatické dveře garáží
- zařízení pro automatickou zálivku zahrady
- zařízení pro automatické řízení funkce fontán
- zařízení pro automatické ovládání skleníkových oken
Další a speciální zařízení, například
- zařízení potrubní pošty
- technické vybavení gastroprovozů
- technické vybavení velkoprádelen
- technické vybavení solárií
- technické vybavení heren
- jevištní technika
- technické vybavení bowlingů
- technické vybavení aquaparků
- zařízení lékařské technologie s komplexním vybavením JIP a dalších prostorů
Přes velmi rozličnou četnost výskytu a účelu i důležitosti těchto zařízení lze najít sjednocující metodiky, které lze využít téměř ve všech případech:
Sledování a řízení provozu
Obvyklým způsobem provozování technických zařízení velkých budov byla v minulosti nepřetržitá přítomnost obsluhovatelů v objektech. I nyní se setkáváme s nepřetržitě obsazenými velíny a dispečinky, jejichž služba je trvale přítomna pro případ, „kdyby se něco stalo“. Při tom pravděpodobnost nutného zásahu při záchraně majetku či odvrácení ohrožení osob v objektech mimo hlavní provozní dobu je poměrně nízká. Podmínkou je ovšem velmi důsledně řízené a prováděné preventivní ošetřování zařízení.
V této souvislosti je nutné pojednat o dispečerském způsobu řízení. Jde o to, že v každé směně, která má na starosti provoz zařízení všech smluvně sledovaných objektů a odstraňování drobnějších poruch, je určen jeden kvalifikovaný a zkušený pracovník do funkce dispečera. Zde opět záleží na rozsáhlosti a počtu zařízení a počtu obsluhovatelů. Ve větších provozech vykonávají dispečerské funkce obvykle středoškoláci a je tedy nasnadě, že se jedná o dispečery profesionální, kteří se trvale střídají ve směnném cyklu. V menších provozech pak mohou dispečerskou funkci zastávat i obsluhovatelé, kteří se jinak účastní běžných manuálních činností.
Denní rutinu v tomto případě zajišťuje provozní směna. Ta sestává z dispečera ve službě, který ji řídí a z dalších pracovníků dělnických profesí, při větším počtu sledovaných budov a provozů i techniků.
Charakteristika a kompetence dispečinku služeb
Dispečerský způsob řízení je jedním ze základních pracovních nástrojů jak provozních útvarů tak i společností, poskytujících služby facility managementu(FM) zvláště provozně technického charakteru pro více než jeden zákaznický subjekt. Z toho zpravidla vyplývá, že působnost uzavřených smluv zahrnuje péči o několik desítek či dokonce stovek objektů.
V těchto případech pak platí, že dispečer ve službě je vybaven značnými pravomocemi: jemu podřízené provozní směně nesmí nikdo dávat žádné příkazy, jeho rozhodnutí nesmí nikdo měnit. Pokud jsou instrukce dispečera ve službě v rozporu s provozními řády a dalšími platnými právními a firemními závaznými dokumenty a na upozornění nezjedná nápravu, odvolá ho jeho nadřízený ze služby.
Dispečer rozhoduje o tom, kdy které z technických zařízení budov bude spuštěno a vypnuto a rovněž o tom, kdy a v jakém rozsahu bude smluvní služba poskytována. Jeho povinností je řešení všech provozních situací a organizace odstraňování závad a poruch zařízení, včetně havarijních.
Odpovědnost dispečera ve službě je tedy odpovědností za výsledek činnosti zařízení a služeb ve smluvní působnosti poskytovatele služeb FM.
Úkoly dispečinku služeb
Dispečink služeb vykonává pracovní postupy operativního řízení a je nepřetržitě obsluhován provozní směnou.
Vstup do dispečinku je povolen pouze členům provozní směny a jejich nadřízeným a dalším osobám pouze se svolením dispečera ve službě.
Dispečink služeb soustřeďuje veškeré informace o aktuálních provozních stavech a parametrech provozovaných technických zařízení budov a o aktuální úrovni smluvně poskytovaných služeb.
Dispečink služeb vede dále následující agendy:
- koordinace činnosti odborných opravárenských skupin dodavatelů outsourcingových služeb při opravách závad a poruch a při odstraňování havarijních situací ve spravovaných objektech
- přijímání a plnění požadavků na technické zabezpečení programových akcí zákazníka
- zabezpečování poradenské konzultační činnosti pro zákazníka při využívání možností provozované budovy
- koordinace plánu údržby a oprav zařízení zajišťovaných centrální skupinou údržby společnosti, poskytující služby Facility Managementu
- centrální příjem a evidence hlášených a zjištěných závad a poruch na technickém vybavení objektů a zajišťování jejich odstranění prostřednictvím provozní směny technického dispečinku a centrální skupinou údržby společnosti, poskytující služby Facility Managementu
- zajišťování údržby a oprav technických zařízení technického dispečinku
- vedení agendy bezpečnosti práce a činnosti evidenčního a perspektivního technického rozvoje správy a provozu zařízení.
Povinnosti a kompetence dispečera ve službě
Dispečer ve službě
- je odpovědný za provoz dispečinku a za bezchybnou funkci zařízení a za úroveň smluvně poskytovaných služeb, jakož i za efektivní činnost celé provozní směny, které je nadřízen.
- pokud není vybaven osobním přenosným pojítkem, setrvává po celou dobu své směny nepřetržitě na dispečinku. Výjimku pro přerušení výkonu služby pak tvoří pouze doba zákonné přestávky v práci, případy úrazu, havárie, ohrožení osobní bezpečnosti, zdravotní důvody a odvolání ze služby. V době uvedených výjimek ho zastupuje určený příslušník provozní směny.
- řídí provoz technických zařízení budov v rozsahu místních podmínek podle stanoveného provozního režimu a k řízení, obsluze a kontrole zařízení, která nejsou ovladatelná z dispečinku, vysílá členy směnové služby a řídí jejich činnost.
- vede veškerou provozní dokumentaci, zejména pak evidenci poruch a závad a organizuje jejich odstraňování. V případě nutnosti vyhlašuje stav pohotovosti a plní další úkoly podle řízených dokumentů a havarijního plánu.
Dispečer ve službě má stálý přehled o
- venkovních klimatických parametrech,
- vnitřních klimatických parametrech budov,
- provozních stavech technických zařízení budov v rozsahu místních podmínek
- stanoveném regulačním stupni dodávky elektrické energie (plynu, vody),
- stavu osvětlení společných prostorů budov,
- pohybu cizích osob v prostorách budov, do kterých zasahuje působnost dispečinku
- pohybu členů směnové služby po objektech
- parametrech poskytovaných služeb podle místních podmínek
Provozní směna
Struktura a stanoviště provozní směny
Provozní směna sestává z dispečera ve službě, který ji řídí a z dalších zaměstnanců technických či obslužných profesí, kteří jsou do provozní směny určováni manažery poskytování služeb FM
Základním stanovištěm provozní směny je dispečink služeb.
Povinnosti provozní směny
Rutinní činnost celé provozní směny se plánuje a vykazuje pomocí formuláře denního protokolu o provozu zařízení a poskytování smluvních služeb FM a výkonu rutinních činností dispečinku.
Formulář denního protokolu o provozu zařízení a výkonu rutinních činností technického dispečinku obsahuje jednotlivé úkony tak, že každý úkon je číslován a má svou řádku. Ve svislých sloupcích je uvedeno, v jakých časových údobích během dvaceti čtyř hodin a jak často se úkon provádí. Ke každému číslovanému úkonu je zpracován v příslušném pracovním postupu přesný návod, aby práce byly vždy vykonány jednotně a aby nemohlo docházet k chybným výkladům pracovních instrukcí. Splnění úkonu příslušným pracovníkem směnové služby se pak zaznamená pouhým proškrtnutím políčka formuláře bez zdlouhavého zapisování do provozních knih.
Evidence je tedy jednoduchá a hlavně, na nic nelze zapomenout. K vyplněnému formuláři se připojí denní záznamy řídicího systému a tím je kompletována denní dokumentace provozu, která průkazně vypovídá o průběhu celého pracovního dne a kterou lze velmi pohodlně archivovat potřebný počet roků podle firemního skartačního pořádku. Tyto záznamy lze nahradit využitím příslušného programu FM pro výpočetní techniku.
Složení provozní směny
Členy mohou být pouze pracovníci s předepsanou kvalifikací pro jednotlivé činnosti a dokonale obeznámení s funkcí a rozmístěním veškerého technického zařízení budov a rozsahem smluvních služeb. Provozní směna zahrnuje zaměstnance klíčových profesí s přihlédnutím k jejich co možno univerzálnímu využití.
Zařazení členů provozní směny je následující:
- dispečer ve službě, nadřízený zaměstnancům v operativní službě
- zaměstnanci v operativní službě v aktuálně stanoveném počtu
Povinnosti zaměstnanců v operativní službě
- neprodleně plní příkazy dispečera ve službě,
- neustále udržují spojení s dispečinkem podle směrnice o spojení,
- řídí se rozpisem denních úkolů podle denního protokolu o provozu zařízení a výkonu rutinních činností technického dispečinku
- veškeré práce provádějí zásadně v pořadí, které určí dispečer
- hlásí dispečerovi neprodleně splnění každého úkolu
- v případě určení zastupují dispečera ve službě
- v době mezi plněním jednotlivých úkolů se zdržují pouze na určeném místě
Denní provozní rutina obsahuje denně se opakující kontrolní a ošetřovací úkony. Formulář denního provozního protokolu pak obsahuje tyto úkony tak, že každý úkon je číslován a má svou řádku. Ve svislých sloupcích se pak uvede, v jakých časových údobích během dvaceti čtyř hodin a jak často se úkon provádí. Ke každému číslovanému úkonu existuje v příslušném provozním předpisu přesný návod, aby práce byly vždy vykonány jednotně a aby nemohlo docházet k chybným výkladům pracovních instrukcí. Splnění úkonu příslušným pracovníkem se pak zaznamená pouhým proškrtnutím políčka formuláře bez zdlouhavého zapisování do provozních knih. Evidence je tedy jednoduchá a hlavně, na nic nelze zapomenout. K vyplněnému formuláři se připnou denní záznamy měřících přístrojů/ústředny/ a tím je kompletována denní dokumentace provozu, která průkazně vypovídá o průběhu celého pracovního dne a kterou lze velmi pohodlně archivovat potřebný počet roků podle podnikového skartačního pořádku.
Odstraňování závad a poruch (řešení událostí) – definice
Řešené události mají charakter
- závad či poruch technických zařízení či funkcí jiných služeb
- požadavků klientů, nespadající do rutinního provozního režimu
Závada na zařízení je taková změna technických, energetických, vzhledových či bezpečnostních podmínek zařízení (systému), která omezuje jeho výkonnost, nebo zvyšuje jeho hlučnost či energetickou náročnost, nebo v malé a únosné míře zvyšuje riziko poškození zdraví osob nebo snižuje jeho estetické parametry nebo jejíž trvání je příčinou snížení jeho životnosti avšak výskyt těchto jevů není natolik závažný, aby bylo nutno zařízení (systém) okamžitě vyřadit z provozu.
Porucha zařízení je taková změna technických, energetických, vzhledových či bezpečnostních podmínek zařízení (systému), která omezuje jeho výkonnost tak, že zařízení (systém) není možné či účelné provozovat, nebo zvyšuje jeho hlučnost či energetickou náročnost tak, že zařízení (systém) není únosné a účelné provozovat, nebo ve značné míře zvyšuje riziko poškození zdraví osob nebo výrazně snižuje jeho estetické parametry a výskyt těchto jevů je natolik závažný, že je nutno zařízení (systém) okamžitě vyřadit z provozu.
Havarijní porucha zařízení je taková událost, která je charakterizována změnami, uvedenými výše avšak vyvolává rizika ohrožení života a zdraví osob nebo velké hmotné škody nebo obojího současně.
Požadavek klienta je přáním klienta mimo řešení událostí výskytu závad a poruch.
Řešení událostí
Řešení událostí se organizuje na několika úrovních, při čemž je vždy vymezena osobní odpovědnost příslušných zaměstnanců za vyřešení události v normovaném čase.
K řešení událostí v rámci dispečerského systému se využívá metodiky tzv. „help desku“, který je personifikován dispečerem ve službě.
K veškeré registraci a evidenci událostí se využívá elektronický nástroj „help desk“, který popisuje celý průběh procesu obdobně, jak je tomu v níže popsaném algoritmu pro využití „referentského“ způsobu řešení událostí.
Nutnou zásadou pro efektivní řízení událostí je sledování osobní odpovědností jednotlivých etap procesu po časové ose od zadání události až po její řešení.
K řešení událostí v případech, kdy jsou služby poskytovány tradičním „referentským“ způsobem se postupuje například podle následujícího algoritmu:
Veškeré informace o událostech se předávají v pracovní době pouze určenému referentovi (manažerovi), který bezprostředně rozhodne o způsobu řešení hlášené události.
Mimo pracovní dobu se veškeré informace o událostech předávají recepčnímu ve službě, který bezprostředně předá informaci o události stanoveným způsobem určenému pracovníkovi provozního útvaru.
Zdroje hlášení o událostech
- především zaměstnanci útvaru technického provozu
- klienti poskytovaných služeb
- údaje sdělovačů soustavy ovládání, měření a regulace
Způsoby sdílení informací o událostech
- prostřednictvím intranetu buď standardní šablonou, nebo volnou zprávou
- telefonicky
- písemně
- osobním sdělením
Cílené vyhledávání závad a poruch technického zařízení se řídí denním rozvrhem kontroly budov a technických zařízení.
Registrace událostí
Registrace každé události zahrnuje její evidenci a popis průběhu jejího vyřešení.
Evidence:
- po obdržení informace o událostech zaeviduje dispečer podle obsahu informace do registru událostí v elektronické podobě, (provizorně do knihy událostí v písemné podobě). Každá událost se eviduje v samostatné šabloně (samostatném řádku), aby bylo možno vést průběžně záznamy o průběhu jejího řešení.
- po dobu zavádění této metodiky se níže uvedeným způsobem registrují i události, o nichž jsou informace získávány ze sdělovačů soustavy řízení, měření a regulace.
- evidence události obsahuje:
- datum a čas, kdy dispečer informaci o události obdržel a zaevidoval název (jméno, specifikace) zdroje informace o události
- obsah informace (doslovný text i když zjevně neodpovídá skutečnosti),
- skutečný stav události podle hlášení vyslaného zaměstnance provozního oddělení,
- jméno zaměstnance provozního útvaru, který skutečný stav zjistil a ověřil, s údajem času, kdy ověření proběhlo
Evidence průběhu řešení:
- postup řešení události, způsob, datum, čas, jméno zaměstnance, který závadu odstranil a popis způsobu odstranění,
- elektronický záznam o událostech nevyřešených v průběhu dne registrace události v registru trvajících závad a poruch (eventuální vyřazení karty událostí po jejich zavedení),
- jméno zaměstnance, kterému byla událost ohlášena v případě jejího nevyřešení v dni registrace s časovým údajem a způsobem (intranet, telefon, písemně, osobně) tohoto ohlášení
Cílem registrace událostí je úplný a aktuální výkaz zjištěných, trvajících a vyřešených událostí vedených provozním oddělením.
Řešení události
- Ve stanovené době dispečer ihned po evidenci události vyšle v nejkratší možné době ke zjištění a ověření skutečného stavu hlášené události určeného zaměstnance provozního útvaru, který ihned podá zpětné hlášení o rozsahu události a o případných dalších podrobnostech. Obsah tohoto zpětného hlášení zapíše dispečer do příslušné buňky šablony (knihy) událostí, do které se uvádí skutečný stav.
- Po uvážení rozsahu závady či poruchy dispečer rozhodne o času a způsobu řešení události. Lhůta ke zjišťování rozsahu hlášených událostí má být co nejkratší – nejdéle do deseti minut. Malé provozní události, které omezují užívání technického zařízení budov, mají být odstraněny podle možností do patnácti až šedesáti minut.
- Řešení událostí takového rozsahu, které vyžaduje nasazení více zaměstnanců,po případě i rozličných kvalifikací, kterými provozní útvar nedisponuje,zajistí příslušný manažer organizaci prací a sjednává eventuální materiálové zajištění a připomoci a to i formou outsourcingu.
- Pokud je zřejmé, že se událost nepodaří vyřešit po dobu trvání aktuální směny,ve které byla evidována, vyhotoví se elektronický záznam o událostech, nevyřešených ve dni evidence události v registru trvajících událostí (eventuální vyřazení karty trvajících událostí po jejich zavedení).
- Povinností dispečera je i každodenní urgence a zjišťování situace v řešení událostí, evidovaných elektronickým záznamem o událostech, nevyřešených ve dni evidence události v registru trvajících událostí (eventuální vyřazení karty trvajících událostí po jejich zavedení). Takto je zajištěno, že žádná událost nebude opomenuta.
Periodická údržba a ošetřování zařízení
je nepřetržitou a nikdy nekončící činností každého provozního útvaru. Skládá se ze stovek drobných a náročnějších úkonů, rozplánovaných do period týdnů, dvou týdnů, měsíců, čtvrtletí, pololetí, roků i víceletých údobí. Týká se všech částí a agregátů, ze kterých se celé složité zařízení skládá, ale také se týká opakujících se kontrolních úkonů, administrativních agend, organizačních aktů apod. Tedy patří sem vše, co se v činnosti obsluhy opakuje.
Provozní manažer před začátkem každého čtvrtletí vydává plán periodických prací, sestavený pouze v číselných kódech po týdnech pro každé pracoviště. Vedoucí každého pracoviště pak rozpracovává formulářem plán po týdnech na jednotlivé pracovníky a směny. Tak je s předstihem zajištěno, že každý pracovník ví, kterou práci má kdy vykonat a předem odpadají výmluvy typu „nevěděl jak, neměl nářadí a materiál“. Po splnění úkolu každý podepíše příslušné políčko formuláře a přímý nadřízený např. mistr potvrdí svým podpisem převzetí práce. Evidence splněných úkonů je tudíž velice jednoduchá a adresná a nahrazuje zdlouhavé zápisy do různých knih. Archivace záznamů o provedených úkonech opět spočívá pouze v uchování podepsaných plánovacích formulářů. Dlužno znovu připomenout, že tato plánovací metodika se osvědčuje pro veškerou agendu technické správy budov.
Rozvoj lidských zdrojů
Je zřejmé, že budova, a to zvláště tehdy, je-li vybavena provozně náročnými provozními soubory TZB, vyžaduje zejména na úrovni manuální obsluhy a technického řízení zastoupení profesí strojní, elektro silnoproud a elektro slaboproud. A je také zřejmé, že dobrý řemeslník a technik může tyto profese aplikovat jak při opravě klimatizačního zařízení, tak i například eskalátorů či zdravotně technických instalací. Je nutné pro každý případ stanovit rozsah zaškolení a získaných povinných profesních oprávnění v každé potřebné kvalifikaci.
Literatura
- [1] Ing. Jiří Frýba – studijní a provozní podklady pro odborné kursy Provoz TZB
- [2] Ing. Vladislav Varmuža – Podmínky garancí stavebních prací, zveřejněné na internetu
The usual way to operate the technical equipment of large buildings in the past continuous presence servicers in buildings. Dispatching control method is one of the basic tools with facility management company for more than one customer entity.
