Pátá část evropské normy 15221-5 Návod na procesy ve facility managementu
Cílem normy 15221-5 je poskytnout organizacím, které poskytují FM služby, návod na vývoj a zlepšení procesů jako podpory – core businessu. Aplikací normy je možné dosáhnout inovací a zlepšení služeb, čím si organizace vytvoří základ pro další profesionální vývoj a uplatnění v rámci EU.
Cieľom normy 15221-5 je poskytnúť organizáciám, ktoré poskytujú služby facility managementu, návod na vývoj a zlepšenie ich procesov ako podpory základných aktivít – core businessu. Aplikáciou normy je možné dosiahnuť inováciu a zlepšenie poskytovaných služieb, čím si organizácia vytvorí základ pre ďalší svoj profesionálny vývoj a jej uplatnenie v rámci Európy. V norme sú popísané základné princípy procesov facility managementu ako i zoznam procesov facility managmentu na strategickej, taktickej a operatívnej úrovni.
Vo vzťahu k ISO 9001:2008 Systém manažmentu kvality pozostávajú procesy facility managementu zo vstupov (input), samotného priebehu procesu (workflow) a výstupu (output).
V podstate sa jedná o generický proces, kde vstupom (input ) je špecifikácia požiadaviek základného procesu včítane zdrojov, nasleduje samotný proces (workflow) včítane jeho kontroly, výstupom (output) je uspokojenie požiadaviek (výsledok procesu):
Schéma 1 Generický proces
Štruktúra procesov facility managementu
Začiatkom procesu sú požadované vstupy. Vo facility managemente vstupmi sú zariadenia, budovy, atď. zdrojmi na uskutočnenie procesu sú pracovná sila, energia, priestor, informácie, ako i určité podmienky (stav prevádzky). Ak sú všetky požadované podmienky pre uskutočnenie procesu naplánované a pripravené, nastáva samotný proces. Výstupom – uspokojením požiadaviek sa končí samotný výkon (workflow).
Norma popisuje samotný proces (workflow) ako aktivity:
- Plánovanie: získanie požadovaných informácií, zoskupenie zdrojov: pracovné sily, materiál, energia. Plánovanie sa vykonáva pred začiatkom procesu. Plánovacie činnosti sú: získanie požadovaných informácií, nastavenie potrebných zdrojov (zamestnanci, vybavenie, materiály, energie), kontrola ďalších požiadaviek (dáta, informácie, termíny, podmienky), ktoré sú potrebné na vykonanie tohto procesu. Plánovacia činnosť je vykonávaná v primeranej lehote pred samotným procesom.
- Príprava: informácie o pracovných silách, informácie o zákazníkovi, pracovné príkazy, odovzdávanie informácií a dát, dostupnosti zdrojov, kontrola nedávnych zmien a podmienok, ktoré môžu mať vplyv na plánovanie. Prípravná činnosť sa vykonáva tesne pred procesom.
- Implementácia: začiatok práce s cieľom dosiahnuť požadovaný výsledok implementovaním celého súboru pracovných postupov, ktoré sú vopred definované. Vo facility managemente priebeh práce je ovplyvnený požadovanou vysokou kvalifikáciou práce. Často sa pri pracovných postupoch podceňuje vplyv pracovníkov (ich kvalifikácia, motivácia a informovanosť). Predpokladom zabezpečenia požadovanej kvality sú vysoko kvalifikovaní pracovníci.
Činnosti na operatívnej úrovni sú službami facility managementu. - Hodnotenie činnosti: Je potrebné skontrolovať podmienky pri pri vykonávaní pracovných krokov, vyhnúť sa chybám, reagovať na prípadné neúspechy a chyby. Hodnotenie musí byť vykonané v priebehu realizácie, za účelom dosiahnutia požadovaných výsledkov s cieľom minimalizovať zlyhanie alebo zlé výsledky. Hodnotenie činnosti zabezpečuje požadované výsledky a je predpokladom pre zlepšovanie procesov. Táto činnosť zaisťuje efektívnosť a účinnosť procesov.
- Kontrola: Porovnanie dosiahnutých výsledkov s očakávaným výstupom, sledovanie a vyhodnotenie spotreby zdrojov, vyhodnotenie účinnosti a efektívnosti, prípadné závery. Na základe SLA (Zmluva o úrovni služieb) sa vyhodnotia výkonové ukazovatele kvality (KPI) pre danú činnosť.
- Reporting: Sú v ňom zaznamenané výsledky procesu (v zodpovedajúcom systéme), alebo v požadovanom formáte (papier, protokol a pod).
Vývoj procesov facility managementu
Výhody efektívnych procesov facility managementu sú vo vyššej flexibilite, prispôsobivosti a spoľahlivosti. Trvalo udržateľné využívanie zdrojov vytvára potrebnú efektívnosť procesov.
V norme v tejto časti sú uvedené najdôležitejšie typické procesy facility managementu, čím prispieva k lepšiemu pochopeniu činností a mechanizmov procesov.
Procesy facility managementu sú popísané včítane procesov organizácie, riadenia a procesov pre overovanie výkonnosti, postupy pre rokovania o úrovni služieb a riadenia výkonu v poskytovaní služieb.
Príklad typických procesov facility managementu na strategickej úrovni
Procesy facility managementu na strategickej úrovni priamo nadväzujú na stratégiu organizácie. O týchto procesoch sa rozhoduje na úrovni vrcholového manažmentu organizácie tak, aby organizovanie facility managementu spĺňalo požiadavku trvalo udržateľného využívania zdrojov.
Nasledovný príklad ukazuje, ako generické procesy umožňujú vývoj služieb facility managementu:
V norme sú tieto procesy podrobne popísané pre všetky úrovne, t.j. pre strategickú, taktickú a operatívnu úroveň riadenia facility managementu.
Celý proces facility managementu od vstupov až po uspokojenie požiadaviek musí byť riadený efektívne. Výstupom (output) sú zariadenia na primeranej technickej úrovni. Zefektívnenie procesov facility managementu je možné dosiahnuť ich vzájomným prepojením: výstup (output) procesu, informácie a podmienky špecifických procesov poskytujú vstupy (input) do iných procesov, čím je možné dosiahnuť pružnosť a efektívnosť v organizácii, ktorá sa neustále vyvíja.
Ak procesy facility managementu možno bez problémov prispôsobiť zmenám v organizácii a zdroje, ktoré využíva facility management sú užívané udržateľným spôsobom, prispieva to k zintenzívneniu základných procesov a zvýšeniu konkurencieschopnosti organizácie.
Prínosy normy:
- Norma kvalifikuje facility management ako dynamický systém vo vzťahu k ISO 9000
- FM procesy sa riadia dopytom, sú založené na výkone ako proces organizácie
- Norma stanovuje základné princípy FM procesov, zoznam procesov na strategickej, taktickej a prevádzkovej úrovni s príkladmi.
Literatúra
- STN EN 15221-5 Návod na procesy facility managementu
European standard 15221-5 Guidance on processes of facility management provides guidance to FM organisations on the development and improvement of their processes to support the primary processes. This will support organisational development, innovation and improvement and will form a foundation for the further Professional development of FM and its advancement in Europe.
The standard also sets out basic principles, describes high-level generic facility management processes, lists strategic, tactical and operational processes and provides examples of process workflows.
