Designer kancelářských ploch – tvůrčí podpora firemní strategie

Jednou ze zásadních úloh Facility Managementu je sladit ve firmě prostřednictvím podpůrných služeb pracovní prostředí s probíhajícími procesy a potřebami zaměstnanců. Dřívější správy budov se zaměřovaly zejména na technickou stránku budov a jejich funkčnost. Integrace a koordinace podpůrných služeb Facility managementu je orientována k prostoru a infrastruktuře a k lidem a organizaci.

Cílem článku je ukázat na praxí ověřenou podporu v provázané péči o pracovní prostředí a zaměstnance.

Vzrůstající roli v prostředí globalizované komunikace a procesních změnách zaujímá harmonizace pracovního prostředí , motivace zaměstnanců a podpora primárních procesů firem. V tomto směru je třeba respektovat technické, prostorové, bezpečnostní, hygienické, ergonomické a estetické podmínky, které napomohou zvládnutí pracovních úloh zaměstnanců a pozitivně působí na firemní kulturu. Svoji úlohu při plánování a realizaci nepřetržitého zlepšování má design kancelářských ploch. Design kancelářských ploch lze považovat za součást poskytovaných integrovaných služeb v rámci Facility Managementu.

Zákazníkem požadovaný standard, týkající se změn pracovního prostředí, spočívá obvykle v přípravě zadání, vypracování projektu pracoviště a autorském dozoru.

Společnosti, jejíž strategií je dlouhodobě udržitelný rozvoj a která nebere péči o personál formálně, tento standard nestačí. Doporučením pro systematickou podporu péče o pracovní prostředí sladěnou s potřebami zaměstnanců je pozice designer kancelářských ploch.

K profesionalizaci podpůrných služeb výrazně přispělo jejich vyčleňování z mateřských společností do externích firem, pro které jsou služby klíčovým produktem, čemuž odpovídá spektrum nabídky, kvalita služeb, optimalizace nákladů a flexibilita personálu. Design kancelářských ploch si zaslouží být jejich součástí.

K čemu potřebujeme designera kancelářských ploch?

• Designer kancelářských ploch je klíčovou pozicí při vytváření, úpravách a změnách pracovního prostředí ve prospěch měnících se procesů a oprávněných potřeb zaměstnanců, norem k hygieně a ergonomii.
• K technickým a estetickým znalostem designera kancelářských ploch je přidána jeho působením ve firmě zkušenost z fungování primárních procesů tvořících klíčové podnikání firmy a podpůrných procesů soustředěných zejména v oboru Facility Management.
• V denním kontaktu s prostorem, infrastrukturou a zaměstnanci se designer zabývá činnostmi od změny květinové výzdoby přes korporátní prvky exteriérů a interiéru budov po komplexní návrhy nového kancelářského prostředí. Projednává je se zákazníkem, koncovými uživateli , spolupracujícími firemními útvary a v neposlední řadě s dodavatelem.
• Přijatá řešení a projekty jsou po příslušném odsouhlasení a prověření nákladů svěřena k realizaci s koordinací designera kancelářských ploch.
• Designer koordinuje realizační tým dle zaměření a hloubky projektu . Udržuje zpětnou vazbu zákazníka a koncových uživatelů a dokáže na ni věcně reagovat.
• Očekávaným výsledkem je sladění zájmu firmy v rozvoji motivace zaměstnance při kontinuálním zkvalitňování pracovního prostředí.
• V projektech kancelářských ploch je třeba uplatnit prvky strategie firmy a její PR směrem k zaměstnancům společnosti.

Projekty kancelářských ploch a jejich řešení

Designer kancelářských ploch musí být mimořádně kreativní osobností obdobně jako třeba designer automobilu. Jeho strategický přínos pro společnost a její zaměstnance spočívá v soustavném vylepšování pracovního prostředí s proměňováním vizí v realitu.

Zásadní není zda jde o designera „in-house“ či dodávku služby některým z dodavatelů integrovaných podpůrných služeb. Při současném vzrůstajícím spektru a kvalitě dodavatelských služeb může jít ze strany dodavatele FM služeb o „smart“ přidanou hodnotu pro zákazníka. Designer kancelářských ploch stejně tak i dodavatel integrovaných služeb potřebují vidět potřeby zákazníka i zevnitř, pochopit a sdílet jeho strategii a vzájemné procesní souvislosti.

1. Definování standardu kancelářského vybavení a kancelářské techniky

Pro vybavení pracovišť v jednotlivých profesích jsou vydány a novelizovány zásady naplňující hygienické a ergonomické požadavky. Každý zaměstnanec má přístup na firemní síti jak k zásadám, tak typům vybavení pracovišť včetně kancelářské techniky v závislosti na charakteru pracovního procesu. Struktura pracoviště, například účtárny, se zásadně liší od pracoviště mistra výrobní linky. Je úlohou designu kancelářských ploch, aby tyto organizační a procesní odlišnosti tvůrčím způsobem v projektech uplatnil.

2. Kontinuální zlepšování pracovního prostředí

Není možné ani hospodárné řešit každou změnu pracovního prostředí novou výstavbou či generálními rekonstrukcemi. Nejfrekventovanější úlohou designera je provádět změny uspořádání útvarů v daných plochách, které jsou vyvolané změnami organizační struktury, počty zaměstnanců a procesy. Principielně každý z útvarů má stále málo místa, nemá kam dávat dokumenty, nemá kde přijímat návštěvy, zaměstnanci se navzájem ruší, je jim teplo nebo zima. I když může jít často o subjektivní požadavky, spokojenost zaměstnance se svým pracovním prostředím je vyvážena motivací odvést kvalitní pracovní výkon.

Design kancelářských ploch neřeší jen ty plochy, kde se zaměstnanci stěhují či mění opotřebovaný nábytek. Zaměstnanec má podle svého profesního zařazení obvykle jiné starosti, než hlídat ergonomické předpisy, dostatek denního světla, správné postavení monitoru. Proto designer iniciuje provedení změn i na těch pracovištích, která zaměstnancům funkčně ještě vyhovují, ale již nesplňují platné předpisy. Klasickým příkladem je výběr kancelářské židle. Ergonomické pracovní sedadlo nebo-li židle není osobním výdobytkem zaměstnance, ale nutnou výbavou veškeré administrativy a obvykle i výrobních a kontrolních pracovišť. Designer má profesionální přehled o dodavatelích a zejména vlastnostech výrobků. Konstrukce pracovního sedadla musí být stabilní, s výškově nastavitelným sedákem. Zádová opěrka je nastavitelná výškově i úhlem sklonu. Může být dodávána i podložka pro nohy jako vhodná ergonomická pomůcka. Důležité pro výběr správného typu, životnosti a příslušenství židle je, zda bude židle sloužit v prostorách s kobercem, dlažbou či jinou podlahovou krytinou.

Zaměstnancům jde nejen při změnách zejména o získání určitého pracovního soukromí, méně stresu, snížení hluku, trochu pohody. Při setkání s designérem obvykle na první našlápnutí nepřijmou příznivě jeho konstatování: „A nejdříve vám pomohu udělat si pořádek“.

Designer navrhuje optimalizované vybavení pracovního prostředí i nové projekty, které obvykle vycházejí ze stávajících prostorových dispozic objektu. Není možné při každé změně objekty bourat a stavět nové. Je tedy často náročné vejít se realizací projektů do nastavených mantinelů, což jsou zejména hygienické předpisy a standardy vybavení ploch včetně odpovídající infrastruktury pro informační technologie.

Obvykle lze zlepšit prostorové podmínky zavedením části sdílených pracovišť více zaměstnanci, centrálním ukládáním dokumentů, využitím nových kancelářských pomůcek a účinnějším využití informačních technologií. Je třeba překonávat bariéry, kdy se zaměstnanci pro strýčka Příhodu nechtějí rozloučit se svými již nepotřebnými papírovými dokumenty, ani když je mají uloženy dupli- či triplicitně na jiných nosičích.

Výměnou nábytku či jeho části, zejména nasazením menších stolových desek, je možné snížit potřebnou výměru plochy na zaměstnance a získat volný prostor. Starší skříňový nábytek není vždy zaměstnanci využit k účelům, ke kterým měl sloužit a lze jej zejména při výměně objemem redukovat. Nově může být vybaven různými typy kancelářských pořadačů a pomůcek, které i při snížení objemu prostoru umožňují praktickou manipulaci s potřebnými dokumenty. Skříně na venkovní oděv a obuv jsou nahrazovány centrálním řešením. Generelně přijatým opatřením je vytlačení tiskáren z kanceláří do společných prostor podle docházkové vzdálenosti a počtu uživatelů kapacitně dostačující tiskárny.

Podstatná pro volbu vybavení kanceláře je doba strávená zaměstnancem na pracovišti a časový rozsah používání zobrazovacích jednotek. Designer kancelářských ploch společně s dalšími profesemi bere v potaz potřebné náklady versus přínos investice do protihlukových stropních podhledů, nepřímého osvětlení, uspořádání pracoviště se zobrazovací jednotkou, týmových kuchyňských koutů namísto několika ledniček a kávovarů v jednotlivých místnostech, vyčlenění prostoru pro návštěvy vně kanceláře, centrální uložení kancelářského materiálu, který nemusí být trvale přímo v kanceláři. Je odborným poradcem dotčeného útvaru při prosazování uvolnění potřebných prostředků.

Designer je schopen definovat rovněž potřebná stavební opatření ve vztahu ke zkvalitnění pracovního prostředí, nelze-li potřebných změn dosáhnout jinak.

3. Stěhování a jeho úskalí

Komunikační schopnosti si designer kancelářských ploch procvičí při projednávání stěhování. Není na to sám. Nezastupitelné je zapojení ostatních profesí FM, zejména správa budovy a IT oddělení. Ke stěhování dochází zpravidla většími organizačními změnami, zásadní změně počtu zaměstnanců útvaru, outsourcingem, či nasazením nových technologií. Hezké je, pokud se stěhujeme do nového objektu. To ovšem každý den nebývá.

Prvním předpokladem úspěšné přípravy nového kancelářského prostředí a následným stěhováním je projednávat od počátku varianty řešení prostor a vybavení s dotčeným týmem zaměstnanců. Nové vybavení kancelářských ploch nemůže být jako dříve výsadou, nýbrž potřebou.

Stěhování útvarů je vhodné a téměř vždy potřebné spojit s vymalováním prostor, výměnou podlahové krytiny, grafické a květinové výzdoby. Lze jej rovněž podpořit výměnou zastiňovacích prvků, inovativním osvětlením. Ne vždy je třeba kompletní výměna nábytku. Ze strany designera je k optimálnímu řešení třeba disponovat dostatkem tvůrčí invence. Projekt je třeba představovat nejen v půdorysech, ale zejména v perfektní třírozměrné vizualizaci budoucího interiéru. Pro přiblížení budoucího stavu je prováděno rovněž vzorkování použitých materiálů. Stěhování většího týmu je obvykle vhodné spojit s modernizací sociálních zařízení.

4. Nové trendy ve způsobu využití ploch

Home office

Zdá se, že konečně přichází rozšíření možnosti práce určitých profesí v „home office“. Facility management firmy přitom zajímá nejen kolik zaměstnanců a ve kterých profesích mohou pracovat doma, ale hlavně jak tohoto efektu využít v rámci částečného uvolnění kancelářské plochy.

Projektové prostory

Pro optimalizaci ve využití ploch se osvědčuje zřizování projektových místností. Na rozdíl od klasických zasedacích místností, kdy pracoviště členů týmu jsou rozptýlena v různých objektech, je po dobu trvání projektu projektový tým usazen v samostatné projektové místnosti. Designer obvykle volí pro projektové prostory modulární nábytkové vybavení, umožňující flexibilní úpravy zejména stolového nábytku.

Z daného počtu pracovních míst v prostoru je dle potřeby operativně vytvořena jednací místnost nebo třeba několik kombi kanceláří. Pro možnost flexibilního rozdělení projektové plochy na více uzavřených prostor jsou užívány vestavěné posuvné dělící příčky. Projektové místnosti bývají vybaveny nadstandardními kancelářskými pomůckami, kvalitní projekční technikou, výhodou bývá možnost videokonferenčních přenosů. Interiér místnosti je vybaven nástěnnými tabulemi, kdy není třeba po ukončení pracovního dne rozpracované aktivity ukládat na jiné nosiče či smazat. Členové týmu nejsou rozptylováni jinými úlohami, než když odbíhají na jednání z pracoviště. Minimalizují se nepřítomnosti členů týmu stejně tak ztrátové časy při přesunu mezi pracovišti. Management obvykle více respektuje potřebu svých zaměstnanců koncentrovat se na projekt a předpokládá vysokou produktivitu s rychlejším průběhem jednotlivých etap projektu.

Facit

Působení designera kancelářských ploch je účinným nástrojem v integraci a koordinaci podpůrných služeb v rámci Facility managementu.

Nasazením kvalitního designera kancelářských ploch jsou naplňovány požadavky udržitelnosti v rámci životního cyklu majetku, stejně tak jako zdokonalování pracovního prostředí ve vztahu k pracovním procesům a zaměstnancům firmy. Nejen v době nedostatku řady profesí by tak měla být pro funkčnost a kvalitu pracovního prostředí vynaložena odpovídající péče.