Řešení integrace služeb na Masarykově univerzitě

1. Úvod

Masarykova univerzita (MU) je druhým největším zaměstnavatelem na Jižní Moravě i druhou největší univerzitou v ČR a vzhledem ke své velikosti, hospodářské samostatnosti fakult i jiných ostatních hospodářských středisek zde v minulosti řešení integrovaných služeb nebylo řešeno. První impuls a zadání řešení FM vzešlo jako požadavek vedení univerzity na konci roku 2011. Začal tak náročný proces přípravy a realizace vybraných služeb vhodných k integraci a zejména také „schvalovací proces“ navržených služeb tak aby je bylo možné nasadit napříč celou univerzitou.

1.1 Základní informace o Masarykově univerzitě

• Masarykova univerzita má 25 hospodářských středisek, z toho 9 fakult
• MU má cca 4 500 zaměstnanců a cca 38 000 studentů
• Správa budov (provoz) je na MU prakticky decentralizována vyjma vybraných služeb zajišťovaných centrálně z pozice Provozního odboru RMU (zejména služby), a Oddělení Facility managementu Správy univerzitního kampusu Bohunice (zejména pasporty a BMS)
• Na MU je 13 oddělení správ budov, které mají na starost přímou správu svěřených budov

MU vlastní přibližně 140 objektů (z toho cca 100 budov) o celkové hodnotě cca 11 mld. Kč

1.2 Řešení Facility managementu (provozních služeb) na MU

V roce 2011 proběhlo spolu se znovuzaložením Provozního odboru na rektorátě Masarykovy univerzity zadání ze strany vedení Masarykovy univerzity posoudit vhodné agendy služeb k integraci napříč celou MU s cílem:

• Sjednotit podmínky jednotlivých vhodných (vybraných) služeb pro celou MU
• Mít jednoho partnera (kontaktní osobu, společnost) za jednotlivé služby pro celou MU
• Dosáhnout rozumné finanční úspory při zachování nebo zvýšení stávajících standardů služeb

Byly vybrány vhodné služby k integraci a postupně byla započata příprava pro vyhotovení podkladů k výběrovému řízení na dodavatele služeb, což znamenalo u každé agendy projít desítky smluv a zjistit rozsah služeb, jejich finanční plnění a další podklady potřebné k VZ.

Nastala ale situace, že každá fakulta měla jiné požadavky, potřeby, používala jiný rozsah služeb atd...

Bylo tedy nutné najít takovou cestu, aby řešení integrace služeb bylo akceptovatelné pro všechna hospodářská střediska MU a zároveň to bylo smysluplné.

U převážné části řešených služeb byl tedy zvolen systém rámcové smlouvy, kdy z úrovně rektorátu Masarykovy univerzity se vysoutěží celý rozsah služeb používaných všemi středisky MU a pak si každá fakulta či jiné hospodářské středisko vybere a objedná pouze část služeb, které potřebuje.

Je tedy zachována samostatnost fakult při výběru služeb, nicméně využívají jasně daných podmínek sjednocených pro celou univerzitu.

Tento princip je akceptovatelný, a v mnoha případech v akademickém prostředí jediný možný, jak ze strany jednotlivých fakult, tak ze strany koncepčního řešení i dodržování zákonu o veřejných zakázkách.

2. Realizovaná integrace služeb na Masarykově univerzitě v období 2011–2016

Zde jsou uvedeny vybrané služby které se ve výše uvedeném období podařilo realizovat včetně základních údajů z přípravy a procesu výběrového řízení.

2.1 Služby odpadového hospodářství

Do roku 2012 měla MU uzavřeno 18 smluv na služby odpadového hospodářství s 8 různými společnostmi. V dubnu 2012 proběhlo první výběrové řízení na dodavatele služeb odpadového hospodářství pro celou MU. Příprava veřejné zakázky trvala cca 5 měsíců.

Nastavení zakázky

• dle podkladů za předchozí dva roky byl vytvořen přehled četnosti, objemu a druhu likvidovaného odpadu a byl vytvořen modelový příklad pro zadání VZ a hodnocení cenových nabídek
• byla nastavena matice velikosti nádob a četnosti svozu (např.: nádoba 120 l, četnost svozu 1× týdně…) pro všechny používané velikosti nádoba a četnosti svozu
• Byl zvolen systém rámcové smlouvy, tak aby si každá fakulta, dle vysoutěžené tabulky zvolí počty nádob a četnost svozu a v průběhu trvání smlouvy si může rozsah služby libovolně upravovat
• Fakturace byla nastavena samostatně na každou fakultu
• Rektorát nastavil a vysoutěžil „rámec“ a pak si již každá fakulta v intencích rámcové smlouvy řeší samostatně

Byly podány 4 nabídky

Finance: realizací vítězné nabídky byla dosažena úspora oproti původním smlouvám za celou MU:

• komunální odpad cca 48 %
• nebezpečný odpad cca 19 %

Přesoutěžení VZ po uplynutí rámcové smlouvy z roku 2012. V květnu 2016 jsme po uplynutí původní smlouvy byli nuceni dodavatele služeb odpadového hospodářství „přesoutěžit“.

Byla podána pouze 1 nabídka

Finance:
Ceny zůstaly, až na malé rozdíly, zachovány jako v původní smlouvě z roku 2012.
Výběrové řízení vyhrála stávající společnost.
Ideální řešení = zachování stávajících výhodných podmínek, zachování dodavatele (kontaktních osob), není nutné měnit nádoby na odpad (nádoby jsou v pronájmu…)

Tab. 1 Porovnání nákladů za odvoz odpadu před a po výběrovém řízení z roku 2012

2.2 Telekomunikační služby – mobilní operátor

Do roku 2013 měla Masarykova univerzita rámcové smlouvy se všemi třemi velkými operátory za různých podmínek. V roce 2013 bylo zrealizováno první výběrové řízení na dodavatele služeb mobilního operátora pro celou MU za jednotných podmínek. Příprava VZ trvala cca 5 měsíců.

Jako forma výběrového řízení byla zvolena elektronická aukce = do aukce se přihlásili dva ze tří možných mobilních operátorů v ČR

Nastavení zakázky

• Nově byl zvolen systém „bez tarifů“ – soutěžila se pouze reálně provolaná minuta s tarifikací 30+1 a „neomezený tarif“
• Odpadá tedy pracná každoměsíční optimalizace a kontrola tarifů – nedočerpání limitu volných minut, SMS, přečerpání limitu s následným výrazně dražším voláním
• Problematické nastavení zejména roamingových pásem a datových služeb – každý operátor má jiné podmínky

Finance: realizací vítězné nabídky byla dosažena úspora oproti původním smlouvám za celou MU:

• Souhrn plnění původních smluv za celou MU byl před VZ cca 3 050 000,– Kč
• Souhrn plnění dle nově vysoutěžené smlouvy za celou MU cca 670 000,– Kč

Po realizaci VZ jsme tedy cca na 22 % původního ročního finančního plnění...

Tab. 2 Vybrané položky cenové nabídky z roku 2013

Poplatek za SIM kartu/měsíc	1 Kč	kus
Hlasové a SMS služby v ČR
Odchozí volání – všechny mobilní sítě ČR	0,25 Kč	minuta
Odchozí volání – všechny pevné sítě ČR	0,25 Kč	minuta
Odchozí SMS	0,3 Kč	kus

V červnu 2015 jsme po 2 letech, po uplynutí stávající smlouvy, řešili nové výběrové řízení:

• Tentokrát jsme zvolili klasický systém výběrového řízení (ustoupili jsme od elektronické aukce).
• Změny oproti původnímu výběrovému řízení byly minimální:
• Opět se soutěžila pouze reálně provolaná minuta s tarifikací pro hovory v ČR tentokráte 1+1 a v zahraničí 30+1 a neomezený tarif. Mírně se upravila roamingová pásma vzhledem k potřebám univerzity a zkušenostem z průběhu předchozí smlouvy.
• Prodloužila se doba trvání smlouvy ze 2 let na 3 roky
• Do výběrového řízení jsme šli s cílem alespoň zachovat současné ceny, nicméně i přes velmi nízké stávající byla vítězná nabídka opět nižší...

Nabídky: byly podány 2 nabídky

Finance: oproti předchozí smlouvě byly ceny u vítězné nabídky nastaveny ještě o cca10 % níže.

2.3 Telekomunikační služby – pevný operátor

Do roku 2014 měla Masarykova univerzita 3 smlouvy s pevnými operátory. V roce 2014 proběhlo první výběrové řízení na dodavatele služeb pevného operátora. Příprava podkladů k veřejné zakázce trvala cca 4 měsíce. Forma výběrového řízení byla zvolena standardní, bez elektronické aukce.

Finance: realizací vítězné nabídky byla dosažena úspora oproti původním smlouvám za celou MU:

• Souhrn plnění původních smluv za celou MU byl cca 1 250 000,– Kč
• Souhrn plnění dle nově vysoutěžené smlouvy za celou MU cca 410 000,– Kč

Po realizaci VZ jsme tedy cca na 33 % původního ročního finančního plnění...

Princip „tarifů“: Soutěžila se pouze reálně provolaná minuta s tarifikací 30+1.

Tab. 3 Vybrané položky cenové nabídky z roku 2014

	Cena za minutu v Kč bez DPH
Pevná síť ČR	0,10
Mobilní síť ČR	0,35

2.4 Servis zdvihacích zařízení

Podklady k veřejné zakázce jsme začali připravovat v roce 2012, příprava trvala cca 6–7 měsíců. Do té doby bylo na MU mnoho servisních smluv, a v podstatě se smlouvy o servise a zákonných prohlídkách a zkouškách výtahů uzavíraly převážně s výrobci výtahů. Jako podklad k výběrovému řízení jsme nechali vyhotovit pasport zdvihacích zařízení MU.

Pasport = výrazné ulehčení zadání VZ všech zdvihacích zařízení na MU, celkem cca 140 zdvihacích zařízení z toho cca 100 osobních výtahů.

Nastavení rozsahu zakázky:

• povinnosti provozovatele dle ČSN 27 4002 a ČSN 27 4007 (odborná zkouška, odborná prohlídka, provozní prohlídka, pravidelná preventivní údržba)
• vyproštění osob
• opravy (hodinová sazba, materiál do 500,– Kč zdarma v rámci platby za zkoušky a prohlídky…), při větších opravách můžeme poptat i jiné výrobce a případně zadat výhodnější nabídce
• zařízení v záruce – POZOR! – co nejlépe ošetřit ve smlouvě a popsat režim výtahů v záruce, při soutěžení stavebních prací předem upozorňovat na servisní smlouvu!

Finance: realizací vítězné nabídky byla dosažena úspora oproti původním smlouvám za celou MU:

• Souhrn plnění původních smluv za celou MU byl cca 2 500 000,– Kč
• Souhrn plnění dle nově vysoutěžené smlouvy za celou MU cca 785 000,– Kč

Po realizaci VZ jsme tedy cca na 31 % původního ročního finančního plnění...

3. Závěr

Výše uvedené integrované služby jsou jen malým výsekem z komplexního řešení Facility managementu, nicméně v prostředí univerzity velikosti Masarykovy univerzity je to jedna z mála možností realizace alespoň některých částí FM, tzn. řešit výběr agend výběrným způsobem tak aby dávala smysl jejich integrace a zároveň aby integrace byla průchozí v rámci rozhodování uvnitř MU.

I přesto, že se jedná o pouze několik služeb, jedná se dobré koncepční řešení a v neposlední řadě v rámci Masarykovy univerzity o úsporu v řádu několika miliónu za rok (cca 10 mil. za rok).

Z výše uvedeného je také patrný trend, že u opakovaně soutěžených služeb je výrazně menší zájem dodavatelských firem účastnit se výběrových řízení (zřejmě administrativní náročnost, přísné smluvní podmínky, nízké ceny již integrovaných služeb veřejně přístupné na portálu veřejných zakázek na stránkách Masarykovy univerzity...).