Komplexní audit Facility Managementu – cesta k efektivitě I.
Článek obsahuje výstupy, které budou součástí disertační práce autorky „Model Auditu Facility Managementu“, a zabývá se otázkou existence komplexního auditu Facility Managementu (dále jen FMA). Studie česky psané literatury a literatury zahraniční, neprokázala existenci modelu auditu FM. Proto byl proveden průzkum veřejného mínění. Z celkových 38 respondentů, kteří na průzkum odpověděli, je 77 % respondentů z České nebo Slovenské republiky a 23 % respondentů je ze zahraniční.
Článek obsahuje výstupy, které budou součástí disertační práce autorky „Model Auditu Facility Managementu“ a zabývá se otázkou existence komplexního auditu Facility Managementu (dále jen FMA). Ačkoli Facility management začíná být v České republice zavedeným oborem, stále je zde možné identifikovat oblasti, které nejsou definovány, zkoumány a rozvíjeny. Jednou z těchto oblastí je komplexní kontrola fungování FM. Dle dosavadních zjištění jsou používány pro kontrolu firemní postupy, které však nemají obecný charakter a liší se společnost od společnosti.
Výše zmiňované zjištění jsou založena na studiu literatury, která se týká FM nebo je z příbuzných relevantních oborů a z průzkumu veřejného mínění, které bylo provedeno pomocí e-mailového dotazování.
Model revidovaný v literatuře
Model auditu Facility managementu hledaný v literatuře měl být založen na auditování procesů dle tří kritérií (finance, riziko, kvalita). Takovýto model nebyl v literatuře nalezen a proto, byl v průběhu revize literatury prvotní záměr přehodnocen. Nové hledání bylo zaměřeno na nalezení modelu auditu FM, který by vykazoval komplexnost, byl dostatečně popsán, poskytoval metodiku auditu či hodnotící kritéria. Byla prozkoumána jak zahraniční literatura, tak i česky psaná a bylo také provedeno dotazování odborníku působících v oblasti FM.
Studie zahraniční literatury
Studie zahraniční literatury prokázal opomíjení tohoto tématu. První zmínky o auditu FM byly zaznamenány zejména kolem roku 1995, kdy byla vydána studie Marthy Whitaker, která navrhla vedení facility management auditu. [1] Ostatní články publikované v tomto období poukazovaly na nutnost provádění auditu FM, avšak ve všech případech šlo pouze o pouhé konstatování potřeby auditu nebo o tvz. technologický audit FM. Technologický audit FM je v zahraniční literatuře komplexně zpracován, ale zabývá se pouze auditem konstrukcí, technologií nebo vytížeností prostoru. Nastavení tohoto auditu se věnují především university a odborné školy v USA nebo Anglii, které většinou audit testují na svých zařízeních. Technologický audit není možné považovat za komplexní audit, a proto nebyl do literatury zahrnut. Druhá zmínka v literatuře je až v roce 2011 – článek The Research of Facility Management Based on Organization Strategy Perspective. Autoři Xing Gao and Ji-ming Cao, School of Economics and Management, Tongji University, Shanghai, China píši o auditu FM jako o nástroji, který může pomoci společnosti identifikovat stav a provoz FM, najít jeho nedostatky a nastavit budoucí plán FM. [2] Dle autorů lze FM audit rozdělit do dvou kategorií. První kategorií je profesionální audit FM, který obsahuje audit technologií klimatizace, elektrického systému, prostoru, energetiky a atd. Druhou kategorií auditu je komplexní audit. Tento audit má komplexnější charakter a zasahuje i do otázek finančního řízení, projekt managementu, procesu řízení, systému zabezpečování jakosti atd. Jeho cílem není pouze zlepšení služeb, ale posouzení a podpora služeb na všech úrovních řízení a poskytnutí podpory při strategickém plánování FM. I když je druhá část nazvaná komplexní audit, i zde jde jen o jednoduchý popis, bez hlubšího vysvětlení metod, obsahu či kritérií.
Studie česky psané literatury
V česky psané knižní literatuře není žádná zmínka o nutnosti provádět FM audit. Až v roce 2010 na konferenci Týden FM prezentovala společnost Hein Consulting s.r.o, audit systému FM. Tento audit je zatím nejobsáhlejší na svém trhu. [3]
V návaznosti na tato zjištění byl proveden průzkum veřejného mínění o komplexním auditu FM.
Průzkum veřejného mínění
Průzkum veřejného mínění byl proveden na základě e-mailového dotazování. Potencionální respondenti byli kontaktováni e-mailem (zejména ti zahraniční) nebo osobním rozhovorem a posléze e-mailem (zejména odborníci z České Republiky a Slovenské republiky). Respondentům byly pokládány tři jednoduché otázky:
- Setkal/la jste se v praxi s „komplexním auditem FM“?
- Považujete komplexní audit FM v praxi za využitelný a užitečný?
- Jaká část FM nejvíce potřebuje kontrolu/audit?
Jako potencionální respondenti byli kontaktování odborníci v oblasti FM z České republiky, Slovenské republiky a zahraničí. Jejich působnost byla zejména v akademické sféře, ale byli kontaktováni i respondenti z veřejné a komerční sféry.
Výsledky průzkumu veřejného mínění
Graf 1: Složení respondentů, kteří odpověděli na průzkum veřejného mínění. Zdroj: vlastní výpočty
Průzkumu veřejného mínění se zúčastnilo pouze 38 respondentů i přes fakt, že bylo kontaktováno více jak 300 potencionálních respondentů. Nicméně 77 % respondentů, kteří odpověděli na průzkum, působí v České nebo Slovenské republice a 23 % respondentů je ze zahraniční. V České a Slovenské republice odpověděli vesměs všichni zástupci universit a vzdělávacích institucí, ale průzkumu se zúčastnili i odborníci z komerční sféry. Zahraniční respondenti jsou pouze z universitního prostředí.
Výsledky průzkumu veřejného mínění – první otázka: Setkal/la jste se v praxi s „komplexním auditem FM“?
Respondentům byla pokládaná otázka: „Setkal/la jste se v praxi s „komplexním auditem FM?“ 93 % respondentů z České a Slovenské republiky uvádí, že se s komplexním auditem FM nesetkali. 3 % respondentů se již s auditem FM setkali. Při bližším dotazování, bylo zjištěno, že respondent odpovídající kladně na otázku existence komplexního auditu FM je Ing. Ondřej Štrup majitel společnosti Hein Consulting s.r.o., která, jak již bylo napsáno výše, provedla v roce 2010 „audit FM systému“. Tento audit však plně neodpovídá požadavkům komplexního auditu na základě tří kritérií – finance, kvalita a riziko. Další respondent, který uvedl, že se s auditem FM setkal jen částečně (3 %) konstatoval, že se jedná spíše o analýzu FM.
Graf 2: Odpovědi respondentů z České a Slovenské republiky. Zdroj: vlastní výpočty
Graf 3: Odpovědi respondentů ze zahraniční. Zdroj: vlastní výpočty
V zahraniční je situace jiná. 33 % respondentů odpovědělo, že se nikdy nesetkali s komplexním auditem FM. 11 % uvádí, že se s určitou formou komplexního auditu FM setkali. 56 % zahraničních respondentů uvádí, že se s komplexním auditem FM setkali. Z dalších dotazování však vyplynulo, že se jednalo o audity v komerčním sektoru, nikde nepublikované a chráněné know how společností, které audit poskytují jako svůj produkt, nebo respondenti přiznávají, že se jedná o skenování společnosti, jednotlivé audity a školní case study. A potvrzují, že nemají ani vědecký ani empirický základ.
Souhrnně je možné konstatovat, že 79 % respondentů se s komplexním auditem FM nikdy nesetkalo. 15 % respondentů se s určitým typem auditu FM setkalo, avšak uvádějí, že nejde o komplexní audit FM. 5 % respondentů uvádí, že se s auditem FM setkalo. Těchto 5 % jsou respondenti, kteří audit FM poskytují jako svůj produkt (jak již bylo zmíněno výše Hein Consulting a jeden respondent ze zahraničí).
Výsledky průzkumu veřejného mínění – druhá otázka: Považujete komplexní audit FM v praxi za využitelný a užitečný?
Respondenti odpovídali, zda považují audit za využitelný a užitečný pro jejich praxi. 97 % respondentů odpovědělo, že považují audit FM za využitelný a užitečný v praxi. 3 % respondentů si není přínosem jisto.
Závěr z literatury a průzkumu veřejného mínění
Studium literatury a průzkum veřejného mínění prokázalo neexistenci jasně definovaného modelu auditu FM a zájem odborníků o tento audit FM. Na základě zjištěných skutečností byl vytvořen pilotní model auditu FM.
Zdroje
- [1] Whitaker M., Conducting a facility management audit, Facilities, volume 13, number 6, 1995, pp. 6-12, ISSN 0263-2772, 1995
- [2] Gao X., Cao J., „The Research of Facility Management Based on Organization Strategy Perspective“ M. Zhou (Ed.): ISAEBD 2011, Part IV, CCIS 211, pp. 161–167, 2011
- [3] „Audit FMS (Facility management systém)“; Němcová Z., Michálková Š., Štrup O; Mezinárodní konference: Týden Facility Managementu v Praze;Praha;2010
Article includes outputs, which will be part of authors dissertation thesis “Model of Facility Management Audit” and examines existence of complex Facility Management Audit (hereafter FMA). Literature review of Czech and international literature was performed without finding any evidence. Due to lack of information marketing research was performed. From total 38 respondents 77 % respondents were from Czech Republic or Slovakia and 23 % were international. Respondents answered to two questions: Did you met with complex FM audit? and Do you consider complex FM audit useful?
