Výkladový slovník pojmů pro facility management
Téměř 100 definic, které vysvětlují základní pojmy, které se ve facility managementu objevují. Slovník Vám může pomoci při první orientaci ve facility managementu nebo při potřebě přesné terminologie.
Tento výkladový slovník TZB-info se snaží čtenářům přiblížit facility management. V případě, že nemáte žádné zkušenosti s tímto oborem, velmi rychle si můžete připadat ztracený, protože se zde používají pojmy a slova, u kterých neznáte jejich význam a využití.
Výkladový slovník je pokus, jak tuto situaci změnit. Jeho cílem je popsat všechny základní pojmy, které se ve facility managementu objevují.
Pokud nenajdete některý pojem v našem výkladovém slovníku, napište nám a my zajistíme výklad tohoto slova a následně jej zařadíme do slovníku pojmů.
- ASP (Application Service Providing) – poskytování aplikačních služeb – forma outsourcingu IT, zákazník nekupuje aplikaci, ale pouze platí za její používání. Aplikace jako taková je provozována na infrastruktuře poskytovatele a zákazník k ní přistupuje přes internet, zpravidla přes webové rozhraní. Provozovatel ASP kompletně zodpovídá za správu aplikace (provoz, zálohování dat, údržba) a za rozvoj aplikace (její upgrade).
- Asset management – je profesionální správa různých cenných papírů (akcie, dluhopisy) a aktiv (např. nemovitosti) s cílem přinést investorům specifické užitky. Investoři mohou být instituce (pojišťovny, penzijní fondy, firmy atd.) nebo soukromí investoři (oba typy mohou investovat buď přímo, nebo zprostředkovaně přes instituce kolektivního investování např. investiční fondy, burzovně obchodovatelné fondy.
- Area management (řízení ploch) – správa určení, zatřídění a využití jednotlivých ploch nemovitostí. Nedílnou součástí je přesná adresace všech nákladových položek vztažených vždy na konkrétní plochy.
- BCP (business continuity planing) – plánování kontinuity činností definuje strategii řešení krizových situací. Plán je určen k předcházení krizí, resp. úspornému řešení potíží a rychlému návratu společnosti do normálního chodu. Nezbytnou součástí plánování je identifikace krizových událostí, které mohou ohrozit chod organizace, analýza pravděpodobnosti výskytu a velikosti dopadu na fungování společnosti. Nejdůležitější etapou je vytvoření strategie obnovy chodu společnosti.
- Benchmarking – provádí se za účelem zjištění pozice vlastní společnosti na trhu a její zlepšení na základě srovnání s konkurencí a s důrazem na využití vlastních předností a potlačení vlastních nedostatků. Jedná se o soustavné a systematické srovnávání firemních produktů, služeb či pracovních procesů.
- Interní – probíhá uvnitř firmy
- Konkurenční – srovnání s konkurenční firmou
- Funkcionální – komparace s nejlepšími firmami na trhu
- BIM (Building Information Modeling) – je proces vytváření a správy dat o budově během celého jejího životního cyklu. Informační model budovy je v podstatě digitální model, který reprezentuje fyzický a funkční objekt s jeho charakteristikami.
- BOZP – bezpečnost a ochrana zdraví při práci.
- Building line technology – liniové technologické vybavení staveb (sanita, elektro, plyn).
- Building technology – technologické vybavení staveb.
- Cable management (správa kabeláže) – přehled všech elektrických vodičů (elektro, počítačové sítě, telefonní rozvody, atd.), jejich řídících uzlů a koncovek.
- CAD (komputer aided design) – počítačem podporované projektování nebo návrh (na vektorové bázi).
- CAFM (computer-aided facility management) – programový informační systém pro správu podpůrných činností, zpravidla podporovaný grafickým znázorněním správy prostor a zařízení (CAD/GIS). Systémy CAFM slouží k zefektivnění podpůrných procesů a vytvoření informačních zdrojů pro rychlé rozhodování vrcholového managementu společnosti.
- CFM (Certificated Facility Manager) – titul je udělován asociací IFMA. Držitel titulu musí prostřednictvím zkoušky prokázat své znalosti v oboru, okamžitý úsudek při řešení modelových situací a v neposlední řadě praktické zkušenosti získané praxí.
- Cleaning management (úklidové služby) – zatříděné plochy podle typu úklidu, jeho náročnosti (časové i nákladové), četnosti a časové dostupnosti. Řízení a koordinace v čase a prostoru.
- Cleaning service (správa úklidu) – činnosti zajišťující čistotu prostor. Jedná se o úklid např. kancelářských prostor, vybavení místností, mytí oken, garáží a parkovacích ploch atd.
- Cloud computing – poskytování služeb či programů uložených na serverech na internetu tím, že uživatelé k nim mohou přistupovat např. pomocí webového prohlížeče nebo klienta dané aplikace a používat prakticky odkudkoliv.
- Copy service (kopírovací služby) – přehled všech kopírovacích přístrojů, jejich kapacit a možností a jejich obsluh. Součástí je i distribuce objednávek, dodávek a fakturací.
- Core business (hlavní předmět podnikání) – soustředění výrobního programu na relativně úzkou oblast, ve které podnik může dosáhnout konkurenčních výhod.
- Cost accounting (účetní evidence) – přesná evidence nákladovosti všech činností, odpisů, nájmů, poplatků, atd. přesně definovaná na nejnižší účetní nákladovou jednotku (např. m2 místnosti, osobu, středisko, …).
- C/S architektura (client/server) – síťová architektura, která odděluje klienta (např. aplikaci v grafickém uživatelském rozhraní) a server. Instance klientů pak komunikují se serverem, který obvykle běží na vzdáleném počítači. Např. prohlížení webových stránek, kde webový prohlížeč je klient, který při požadavku uživatele na novou stránku kontaktuje vzdálený server a vyžádá si tuto stránku, server tedy poskytuje služby, které si klient vyžádá.
- Customer data (údaje o zákazníkovi) – soubor informací, které jsou shromážděny během pracovní analýzy všech činností, které zákazník provozuje.
- Customer Needs (požadavky zákazníka) – základní stavební kámen činnosti facility managera („zákazníkem může být myšlena i vlastní firma“).
- Demobilizace – etapa během, které jsou v souladu s FM-smlouvou FM-služby převedeny zpět ke klientovi, nebo novému dodavateli FM-služeb.
- Due diligence (obvyklá opatrnost) – sestavení, smysluplné vyhodnocení o ověření informací o organizaci na příslušné úrovni FM-smlouvy, potřebné pro vyhodnocení správnosti a komplexnosti v patřičném stádiu vypracování dohody.
- EDM (Electronic document management) – počítačový systém, který zajišťuje jednotný systém tvorby, přenosů, archivace a sledování dokumentů. Minimalizuje četnost kopií dokumentů, snižuje nákladovost a výrazně zkracuje dostupnost. Někdy též jako DMS (Document management Systém).
- EFMC – evropská konference facility managementu.
- Energetický management – Energetický management (EM) je řídicí proces pro zajištění energetických potřeb. V širším pohledu je EM součástí komplexu činností, které se zabývají správou majetku (Facility Management). EM klade důraz na analýzu, kontrolu a predikci dlouhodobých spotřeb energií a médií.
- Event management – mimořádná marketingová komunikace s veřejností, organizace a pořádání výletních, zájmových, relaxačních i odborných akcí pro potencionální zákazníky.
- Exluzivita – poskytovatel FM-služeb má výhradní postavení na dodávku FM-služeb.
- Facility management – metoda, jak nejlépe sladit pracovníky, pracovní prostředí a procesy uvnitř organizace. Její aplikací mohou firmy dosáhnout úspor ploch a nákladů ve výši desítek procent.
- Facility manager – zabezpečuje optimální a efektivní řízení všech úkonů tak, aby veškerá zařízení a technologie byly optimálně funkční v souladu s potřebami jejich uživatelů. Současně však musí řídit i další služby, které se k budově a jejímu provozu vážou.
- Facility Services (podpůrné procesy) – procesy v organizacích, které podporují hlavní činnost. Patří sem oblast ekonomických agend, komunikace, informační technologie a oblast správy a využití movitého i nemovitého majetku včetně všech souvisejících služeb.
- Fleet management – (správa vozového parku nebo systémy pro správu vozového parku) je nejednoznačný název označující širokou paletu řešení v oblasti informačních technologií pro různé použití v automobilovém průmyslu.
- FM Competence (kompetence FM) – pracovní činnosti facility managerů jsou členěny do 8 oblastí kompetencí. Jednotlivé kompetence popisují činnosti, které jsou předmětem zájmu facility managerů.
- FM-dodavatel – organizace, která je smluvně zavázána zajistit FM-služby a je zodpovědná za vykonání předmětu dodávky.
- FM-kontrakt – právě závazná smlouva mezi různými právnickými subjekty.
- FM-služby – podpůrné zajišťování základních činností společnosti dodávané interním nebo externím poskytovatelem.
- FM-smlouva (facility management agreement) – psaná nebo ústní smlouva mezi klientem a interním nebo externím dodavatelem služeb stanovující termíny a podmínky poskytování FM-služeb.
- Funkční přístup – přístup FM, který je zaměřen na integraci individuálních služeb tak, aby byla dosažena vyžadovaná výstupní funkce.
- GIS (geografický informační systém) – systém pro získávání, ukládání, analýzu a vizualizaci dat, která mají prostorový vztah k zemskému povrchu. GIS umožňuje vytvářet „modely“ částí zemského povrchu pomocí SW a HW prostředků. Praktické využití: evidence katastru nemovitostí, plánování výstavby silnic,…
- Helpdesk – je pracoviště nebo služba, poskytující pomoc z různých oblastí různým subjektům. Nejčastěji je možné se s tímto pojmem setkat v oblasti IS/ICT včetně HelpDesk pracovišť na podporu FM procesů, dohledových pracovišť, dispečinků budov apod.
- ICT (Informační a komunikační technologie) – hardwarové a softwarové prostředky sloužící k zajištění informačního procesu.
- IFM (Integrated Facility Management) – integrovaný facility management je spojení různých podpůrných činností do jednoho celku.
- IFMA (International Facility Management Association) – Mezinárodní nezisková organizace International Facility Management Association sdružující více než 18 000 odborníků na celém světě. V USA vznikla v roce 1980, do Evropy se dostává v devadesátých letech. Česká pobočka vznikla v roce 2000.
- Insourcing (vlastní zdroje – pracovníci organizace) – realizace činností pomocí vlastních pracovníků.
- Integrated planning (integrované plánování) – plánování procesů s komplexním zohledněním všech oborů, které se dotýkají předmětu plánu po celou dobu jeho „životnosti“. Cílem je optimalizace celého procesu z hlediska provozního, finančního, etického a ekologického. Proces je plánován od ideje, až po konec životnosti předmětu plánování.
- Integrované FM-služby – soubor FM-služeb, které jsou navzájem provázány.
- ITIL – mezinárodně uznávaná knihovna standardů pro řízení IT služeb. Tato knihovna standardů je nejúspěšnějším a nejpoužívanějším přístupem pro řízení IT služeb (ITSM) a představuje tzv. „best practices“ (nejlepší zkušenosti z praxe) v daném oboru.
- Key administration (správa klíčů) – evidence, přidělení a zajištění bezpečnosti všech „klíčů“ v objektu (klíčem může být i magnetická, děrová karta nebo jiný systém včetně centrálního elektronického systému.
- KKS (kódování technologií a technologických celků) – standardní identifikace zařízení v zemích EU, jednotné označení pro všechny typy energetických celků a doplňkových provozů. Jednotné a společné použití pro strojní a stavební techniku, elektrotechniku a řídící systémy současně s označením podle vykonávané funkce technologie, polohopisu ovládacích komponentů (skříně elektro a řízení) a umístění – instalace zařízení na stavbách a objektech.
- Knowledge management (řízení znalostí) – řízený informační proces, kde získáním určitých znalostí, jejich aplikací a následnou zkušeností z této aplikace se organizace „samovzdělává“ a přirozenou cestou (avšak řízenou) rozvíjí informační systém.
- KPI (Key performance indicators) – klíčové výkonnostní ukazatele sestavené na základě SLA, které umožňují promítnutí úrovně kvality poskytované služby do způsobu hodnocení. Každý ukazatel má v dohodě určitou váhu a nedodržení úrovně kvality má za následek sankci – např. ve formě slevy z fakturace ve výši určitého procenta z měsíčního obratu služby.
- Kompetence FM – pracovní činnosti facility managerů jsou členěny do 8 oblastí kompetencí. Jednotlivé kompetence popisují činnosti, které jsou předmětem zájmu facility managerů.
- Koncový uživatel (end user) – osoba, která přijímá FM-služby.
- Logistika – požadavky klienta na logistiku jsou uspokojovány službami, které poskytují transport a skladování zboží a informací a zlepšují související procesy.
- Maintenance (údržba) – řízený proces zajištění optimálního stavu budov a jejich vybavení.
- Majetek (facility) – hmotný majetek, který podporuje organizaci.
- Management budov (building management) – odborné řízení všech činností souvisejících s provozem budov mající za cíl optimální a ekonomicky efektivní využití nemovitosti.
- Meeting room management (řízení zasedacích místností) – procesní správa využití zasedacích místností (jejich obsazenosti, vybavení a obsluhy) – zahrnuje i služby spojené s využíváním těchto místností.
- Mobiliář – veškeré mobilní vybavení, zařízení objektu, areálu, regionu…
- Mobilizace – fáze na ustanovení a implementaci všech zdrojů, systémů, dat a procedur vedoucí k převzetí plné zodpovědnosti za dodávku FM-služeb tak, jak je to specifikované ve FM-smlouvě.
- Nabídka – obstarání široké škály služeb stanovených ve FM-smlouvě. Dodávka je řízena a uskutečňována prostřednictvím interních nebo externích poskytovatelů služeb.
- Nahraditelnost – skutečnost, že se klient rozhodne ukončit FM-smlouvu se stávajícím dodavatelem a uzavře novou FM-smlouvu s novým dodavatelem.
- Office space (kancelářská plocha)
- Hrubá plocha = celková půdorysná plocha včetně plochy stavebních konstrukcí.
- Čistá plocha = provozně využitelná plocha.
- Kancelářská plocha = užitná plocha využívaná pro kancelářský provoz.
- Optimising of processes (optimalizace procesů) – stanovení nejefektivnějšího způsobu provedení procesů (neznamená vždy nejlevnější).
- Open book (otevřená kniha) – přehledná výměna relevantních informací mezi klientem a poskytovatelem FM-služeb.
- Outsourcing services (externí služby) – služby, které jsou zajišťovány objednanou, většinou specializovanou organizací nebo pracovníky.
- Pasport – architektura stavby, doklad o vybavenosti, informace o technických parametrech, stavu, způsobu použití atd.
- Pasportizace – zpracování technické dokumentace do jednotné soustavy, inventarizace jeho skutečného stavu.
- Poskytovatel FM-služeb – organizace, která poskytuje klientovi komplexní soubor FM-služeb v rámci termínů a podmínek FM-smlouvy.
- Project Manager (projektový manažer) – podílí se na řízení projektů v organizaci. Je nositelem know how v oblasti projektového řízení v organizaci.
- Property management – komplexní správa budov a nemovitostí v oblasti pronájmů, tj. řízení nájemních vztahů, realizace smluvních vztahů, rozpady nákladů a řízení zúčtovacích procesů.
- Provozní úroveň – chceme koncovým uživatelům každodenně vytvořit požadované prostředí prostřednictvím dodávky služeb v souladu se smlouvou, monitorování poskytovatelů služeb a komunikace s poskytovateli služeb na provozní úrovni.
- RFID (Radio Frequency Identification) – je další generace identifikátorů navržených (nejen) k identifikaci zboží, navazující na systém čárových kódů. Stejně jako čárové kódy slouží k bezkontaktní komunikaci na krátkou vzdálenost.
- RM (risk management) – analýza nebezpečnosti jednotlivých procesů, stanovení pořadí nebezpečnosti, definice a popis jejich omezení resp. nápravy s cílem minimálních ztrát.
- SCADA – je zkratka pro „supervisory control and data acquisition“, tedy „dispečerské řízení a sběr dat“. Obvykle se tento pojem používá pro průmyslové řídicí systémy, které z centrálního pracoviště monitorují průmyslová zařízení a procesy a umožňují jejich ovládání.
- SL (Servis Level) – přesná očekávání (stanovení rozsahu služby, času a osoby, která službu vykonává), které definuje odběratel služby. V jejich rámci se kvantifikují rizika plynoucí z neposkytnutí služby ve sjednaném rozsahu.
- SLA (Servis level agreement) – označuje smlouvu sjednanou mezi poskytovatelem služby a jejím konzumentem. Každé prodání (poskytnutí) produktu nebo služby (software, FM služby, výrobku, ...) je provedeno zároveň s definicí toho produktu. Tato definice by měla uživateli i výrobci vymezit jasná pravidla, jak se o produkt/službu dále starat, jak jej používat a jeho cenu.
- Strategická úroveň – chceme dosáhnout dlouhodobých cílů organizace prostřednictvím vytvoření politiky, vypracování příruček pro prostor, majetek, procesy a služby, aktivního vstupu a odezvy atd.
- Systém plateb založený na výkonu – metoda plateb založená na dohodnutých výstupních kritériích.
- Taktická úroveň – chce ve střednědobém horizontu zavést strategické cíle organizace prostřednictvím implementace, monitorování strategických směrnic, přípravy obchodních a rozpočtových plánů atd.
- Technická infrastruktura (technická zařízení budov TZB) – požadavky klienta na technické vybavení budovy jsou uspokojovány službami, které zajišťují příjemné klima, světlo/stín, elektrický proud, vodu a plyn.
- Vratnost – skutečnost, že se klient rozhodne ukončit FM-smlouvu s existujícím dodavatelem a zajistit FM-služby interním dodavatelem.
- Workflow – je schéma provádění nějaké komplexnější činnosti (procesu), rozepsané na jednodušší činnosti a jejich vazby. Obvykle se tímto pojmem popisuje technologie řízení podniků, projektů, či zpracování dokumentů.
- Základní činnosti – činnosti, které představují charakteristické a nepostradatelné způsobilosti organizace v jejím hodnotovém řetězci.
- Zdraví, ochrana a bezpečnost – požadavky klienta na bezpečné prostředí jsou uspokojovány službami, které chrání před vnějšími hrozbami nebo vnitřními riziky a ochraňuje zdraví a pohodu lidí.
Glossary of terms for facility management
Nearly 100 of definitions that explain the basic concepts that appear in facility management. Dictionary can help you at the first orientation in facility management or the need for precise terminology.
