Strategické rozhodnutí, které může výrazně zvýšit výkonnost firmy
Promyšleně řízený proces přesídlení společnosti
Na první pohled se možná zdá, že téma týkající se nájemní smlouvy kancelářských prostor a otázky, kde bude sídlo kanceláře firmy, příliš nesouvisí s hlavním businessem firmy. Pokud top management vnímá toto strategické rozhodnutí jako okrajové a věnuje mu jen málo pozornosti, může to být zásadní chyba, která bude pro přirozený rozvoj firmy spíše brzdící element.
Typická rizika procesu přesídlení
Obvykle se celkové výdaje, o kterých se při procesu přesídlení společnosti rozhoduje, zřídka kdy uvádí v souhrnné sumě. To je důvod, proč tak často vedení společnosti uniká, že z celkového hlediska se jedná o podstatné sumy. Zpravidla platí, že pro administrativní organizaci představují roční náklady na kancelářské prostory a infrastrukturu druhý největší blok nákladů, hned po mzdových nákladech. Navíc dalším typickým rizikem, které nahrává špatnému rozhodnutí je fakt, že proces přesídlení firmy se zpravidla potýká s časovou tísní, ke které dochází při většině přesunů do nových kancelářských prostor a důsledkem je nekoncepční přeskakování důležitých kroků. Je třeba vnímat nové prostory jako novou šanci pro systematické „znovuobrození“ nejrůznějších procesů ve firmě či firemní kultury. Navíc příjemným bonusem je fakt, že změna pronajímaných prostor často vede k poměrně vysoké úspoře.
Příležitost k novému startu
Přesídlení firmy do nových prostor je třeba vnímat jako možnost „nastartování firmy“, jež poskytuje příležitost realizovat různé nové optimalizační procesy, nápady, inovace, zkrátka možnost vytvořit nový podpůrný element pro lepší fungování společnosti. Erik Štefanovič k tématu promyšleně řízeného procesu přesídlení konstatuje: „Je třeba vnímat tuto změnu jako významnou přidanou hodnotu, která může zejména obchodní procesy výrazně podpořit a zefektivnit. Klíčem k úspěchu je však promyšlené a srozumitelné stanovení svých potřeb a požadavků.“
Jasná definice vlastních potřeb
Dříve než se nájemník začne na trhu prezentovat jako někdo, kdo hledá plochu, čímž se dostává do hledáčku těch, kteří se ho budou snažit získat na svoji stranu nejrůznějšími argumenty, musí si předem vytvořit jasnou představu o tom, co bude jeho firma potřebovat. Určitě je vhodné si definovat i nápady a vize, čeho chceme například díky novým prostorům dosáhnout a co je možné naopak omezit. Tak je možné se snáze při porovnávání nabídek nových kancelářských prostor vyhnout riziku ztráty přehledu. Jde například o strategickou otázku jaké lze předpokládat odchylky v nárůstu či úbytku zaměstnanců či které jsou stěžejní pracovní postupy, jež chceme díky novým prostorům změnit případně zefektivnit. Co se týče uspořádání prostor, je vhodné si také odpovědět na otázku, které činnosti ve firmě si zaslouží nové uspořádání prostor pro pružnější spolupráci. Zda by bylo vhodné například vytvořit více kontaktních zón pro zaměstnance obecně, popřípadě které procesy si naopak díky svému specifickému stylu práce vyžadují větší klid a oddělení od firemního ruchu. Nové firemní zázemí může být díky kreativní architektuře také příležitostí pro to, abychom zdůraznili jaké hodnoty a vztahy se snažíme mezi lidmi v rámci firemní kultury podporovat či naopak omezit. Tyto všechny aspekty a mnohé další mohou vytvořit zcela zřejmý koncept, jak by mělo nové firemní zázemí vypadat. „Při realizaci projektu přesídlení kancelářských prostor pro nadnárodní korporaci společnost Mondelez v Bratislavě jsme formulaci konceptu kanceláří zahrnuli do tzv. katalogu potřeb, který je velmi podrobně zpracovanou analýzou potřeb klienta a při poctivém zodpovězení a definicí potřeb zároveň i návodem pro architekta, projektanta a také procesního manažera, který na základě takového dokumentu dokáže vyhledat a realizovat klientovi kancelářské prostory zcela na míru jeho potřebám“, uvedl Erik Štefanovič ze společnosti DELTA Projektconsult, jež má svoji pobočku také na Slovensku a která za proces přesídlení společnosti Mondelez spolu se svým partnerem společností M.O.O.CON zodpovídala.
Kvalitní management procesů musí od samého začátku umět rozpoznat všechny faktory, které určují náklady a kvalitu celého procesu. Smysluplně dokážeme klientovi vyhodnotit výšku nákladů versus užitek", který z nich klient bude mít, říká Štefanovič.
Správné údaje, informace a potřebné znalosti
Nabídky pronajímatelů kancelářských prostor často obsahují zjednodušené, z hlediska marketingu atraktivně působící informace, ve kterých se některé technické detaily snadno ztratí. Takové opomenutí mohou vzhledem k využitelnosti plochy vést k chybným odhadům. Povrchní porovnání pronajímaných ploch, které se neopírá o odbornou analýzu, může v důsledku vést k výrazně zkresleným zhodnocením a ratingu. Tak se může snadno stát, že na konci výběrového řízení je vybrán objekt, ze kterého při přesnější analýze během projekčních a implementačních prací vznikne projekt s vážnými technickými nedostatky. Bohužel v této chvíli se výběr již nedá zvrátit. Následkem jsou drahé změny projektu a nezřídka také konflikty a právní spory. Právě zkušený projektový manažer dokáže i na nehomogenních nabídkách stanovit potřebná vzájemně porovnatelná kritéria, která budou důležitým vodítkem pro strategické rozhodnutí. Například celkové náklady na nájem jsou často rozdělené na množství jednotlivých položek, ve kterých se může neškolené oko snadno ztratit. Údaje o nájemném se odlišují podle typu využívání plochy anebo podle poschodí. Kromě toho se rozlišuje mezi takzvaným „nominálním“ a „efektivním“ nájemným. Komplexnost celé analýzy kromě údajů o nájemném zvyšují i oddělené a rozdílně sestavené hodnoty provozních nákladů, případné položky „vedlejších nákladů“ anebo jiné dodatečné položky. U problematiky správného vyhodnocení nabídky Martin Pongratz se společnosti M.O.O.CON dále upozorňuje na různé metody výpočtu a normování nájemní plochy (GIF, RICS, BOMA, DIN, EN..). V závislosti od zvoleného způsobu kvantifikace může v jednom a tom samém objektu vzniknout rozdíl v ploše téměř o 10%.
Nezávislé poradenství
Zcela nový přístup k myšlence přesídlení společnosti nabízí na českém trhu DELTA se svým partnerem společností M.O.O.CON. Naším cílem je poskytnout klientovi skutečně nezávislou, ale odbornou expertízu, která bude pro klienta v rámci procesu přesídlení skutečnou přidanou hodnotou a která srozumitelně poukazuje na důležité souvislosti mezi jednotlivými fázemi celkového procesu včetně odůvodněného doporučení a srozumitelné přehledné argumentace. „Je třeba si uvědomit, že naše služby nejsou motivované provizí za pronájem kancelářské budovy. Naopak, my se z pohledu procesního manažera, architekta a projektanta snažíme plně soustředit na specifické požadavky klienta a hledáme prostory, které budou vhodné pro potřeby klienta. Tedy hledáme objekt, který se nejlépe přizpůsobí potřebám klienta. Tedy ne naopak, aby se klient přizpůsobil prostorům, které nabízí realitní agent. V tom cítíme ten zásadní rozdíl a poctivý základ pro nezávislé poradenství a partnerství. Díky tomu, že nemáme žádný vztah k potenciálním nabídnutým nemovitostem, dokážeme skutečně objektivně v tomto procesu hledání nových administrativních prostor zájmy klienta chránit, a to i za často složitých a nepřehledných podmínek."
Zapojení projektového managementu má největší význam ve fázi prvních úvah o přesídlení, neboť v tomto čase se provádí rozhodnutí s nejvyšším finančním dosahem.
Martin Pongratz, partner a spoluzakládající člen společnosti M.O.O.CON k úspěšnému řízení procesu přesídlení na adresu projektového řízení ještě dodává, že úspěšný projektový management se dle jeho názoru neomezuje jen na běžný management plánování a stanoviska, resp. na účetní kontroly během realizace projektu, jak bývá často nesprávně vnímáno. To jsou činnosti, které nabývají na významu až po podepsání nájemní smlouvy. Efektivní projektový management musí naopak začít jako podpůrná a poradenská činnost už v době prvních strategických úvah, tedy ještě před vyhledáním objektu. Právě v tomto čase se provádí rozhodnutí s největším finančním dosahem a právě zde může kvalitní projektový management sehrát významnou roli a díky vyvážené a přehledné diskuzi a vysvětlení dostupných možností, správně nasměrovat strategický krok firmy a výrazně zvýšit přidanou hodnotu jak společnosti, tak její značce a reputaci. Jako dobrý příklad z praxe M.O.O.CON bych uvedl jednu významnou pojišťovnu se sídlem ve Frankfurtu, kde právě důkladná analýza při procesu přesídlení a odborné poradenství v závěrečné fázi výběru nájemního prostoru ušetřila klientovi (v průběhu 10-ti let nájmu) 5,2Mio EUR. Bez přizvání externích poradců by se byl klient rozhodl pro jinou alternativu. Také v následující fázi vyjednávání o nájemní smlouvě jsme pomohli klientovi ušetřit dalších 1,7Mio EUR, uzavírá přínosy promyšleného projektového řízení odborníkem Martin Pongratz.
Soustřeďujeme ve svém týmu více než 400 odborníků a expertů na architekturu, projekci staveb včetně BIM projektování, projektový management a celkové řízení a koordinaci staveb včetně detailního stavebního dozoru - digitální nástroje Datenpool, PlanRadar, ...
