Elektronická komunikace se správcem

K jakékoli komunikaci se správcem, pro podávání podnětů, dotazů, stížností, reklamací nebo žádostí nejrůznějšího charakteru lze kromě již zavedených forem (písemně, e-mailem, telefonicky či osobně v úředních hodinách na příslušném středisku) také využít helpdeskového formuláře, který je dostupný na stránkách společnosti CENTRA a. s. v klientské sekci.

Formulář je napojen na tzv. Taskpool, systém, který eviduje zadané požadavky klientů (tzv. tasky), způsob jejich řešení, umožňuje vzájemnou komunikaci zadavatele s řešitelem a eviduje jednotlivé termíny. Systém poskytuje maximálně komfortní zadávání požadavků během několika sekund a přiřazením unikátního identifikačního čísla každému ze zadaných požadavků umožňuje jednoduchou a rychlou kontrolu.

Při každém zadání nového požadavku nebo změně již zadaného, vč. připojování příloh, je automaticky vygenerován odkaz odeslaný na e-mailovou adresu žadatele, tzv. notifikační e-mail, který zadavatele kdykoli dovede k záznamu požadavku a jeho aktuálnímu stavu, informuje o průběhu práce na požadavku automatizovaným principem a plní kontrolní a notifikační úlohu.

Klienti mají dále možnost aktivně se zúčastňovat záznamů v samotném evidenčním systému, kdy ve výchozím nastavení je systém možno využívat bez jakékoli registrace. Využití systému se obejde bez jakýchkoli odborných školení a bez zvláštních nároků na technické vybavení.

Odesláním vyplněného formuláře se požadavek automaticky promítne do systému Taskpool, přidělí se příslušnému středisku správy nemovitostí a přiřadí se mu identifikační číslo. Současně je automaticky vypraven notifikační e-mail na adresu zadavatele vyplněnou ve vstupním formuláři. Při každém dalším úkonu v systému (přidělení požadavku konkrétnímu pracovníkovi, záznam jednotlivých kroků, které jsou pro jeho řešení konány, apod.) je opět vypraven notifikační e-mail s odkazem na webovou schránku, kde je požadavek evidován (obr. 3).

Po dořešení zadaného požadavku řešitel příslušný task dokončí, o čemž je zadavatel informován, a pokud se způsobem řešení nesouhlasí, je požadavek vrácen zpět jako aktivní a je dále řešen. Po konečném dořešení se Task přesouvá do archívu, kde je uložen a kdykoli k dohledání.

Vstupní formulář k zadání nového požadavku je jednoduchý a obsahuje pouze několik povinných vstupních údajů:

• jméno a příjmení žadatele
• e-mail žadatele (na který jsou automaticky zasílány notifikační e-maily)
• telefonního číslo žadatele
• adresa předmětu požadavku (je napojena na registr nemovitostí spravovaných společností CENTRA, při vyplňování počátku názvu ulice se automaticky nabízí adresa objektu; při správném vyplnění adresy se automaticky přiřadí e-mailová adresa střediska, které má předmětný dům ve správě)
• předmět požadavku (jeho jednoduché označení, stručný název)
• text s podrobnějším popisem požadavku
• ke každému požadavku lze připojit neomezený počet příloh dle potřeby