Klienti facility managementu se začínají formovat
Dne 29. 1. 2015 proběhlo pod záštitou české pobočky Mezinárodní asociace facility managementu (IFMA) historické první setkání sekce klientů facility managementu z řad členů asociace a sympatizantů z oblastí komerčního sektoru (investoři, hospitality, energetický i bankovní průmysl, velkoobchod a další) a veřejného sektoru. Setkání proběhlo v Kongresovém centru U Hájků v centru Prahy za účasti prezidenta asociace Ing. Ondřeje Štrupa, IFMA Fellow, a předsedy sekce a člena představenstva asociace Ing. Martina Kalety. Součástí diskuze sekce byla také prohlídka kongresového centra a přilehlých hotelů, kde bylo možné vidět jak technologické zázemí, tak probíhající rekonstrukce prostor za plného provozu kongresového centra a hotelu.
Sekce klientů je obrácenou analogií sekce poskytovatelů vznikající rovněž pod patronátem IFMA. Klient FM je osoba nebo organizace, která je vlastníkem nemovitého majetku, provozovatelem nemovitého majetku nebo významným nájemcem objektu mimo dodavatele služeb facility managementu tak, aby nemohlo dojít ke střetu zájmu. Společným cílem sekce je sdílení know how, key stories, referencí za jednoznačným účelem – zvyšování kvality nakupovaných/interně zajišťovaných služeb podporující produktivitu a efektivitu organizace, a dále zvyšování povědomí o oboru napříč tržním i veřejným segmentem České republiky.
Z probíhající diskuze na konkrétní témata vyplynulo, že se spousta klientů (logicky zejména z řad veřejného sektoru, ale i nadnárodních síťových klientů) potýkají se silnými problémy spojenými s cenovou válkou dominantních FM providerů na českém trhu. Ačkoliv jsou nabízeny služby v některých případech pod hranicí reálných nákladů, a současně klienti si jsou tohoto stavu vědomi, nemají dostatek vyjednávací síly v rámci organizace (nebo je limituje legislativa) ke zvrácení tohoto faktu. Nutno konstatovat, že role facility managementu včetně jiných disciplín, je a zatím bude vždy ve stínu finančních úseků a nástrojů procurementu. V rámci centrálních nákupů jsou odborní zástupci z řad FM spíše využíváni k přípravám specifikací a konzultacím v rámci tendrů, ovšem nebývá již povinností jejich účast při klíčových rozhodnutích včetně adekvátní kompetence. Jejich role je v některých případech v celém procesu posunuta až do fáze implementace. Zajímavým nástrojem pro redukci nežádoucích tendrů pohybujících se na úrovni dumpingu, by mohl být přístup severských států, kde je vítězná nabídka rozeslána na ostatní účastníky výběrového řízení.
Současně bylo potvrzeno, že málokterý kontrakt si udrží úroveň kvality po celou dobu své životnosti. Ve většině případů má kvalita klesající tendenci, která je podpořena průběžných odchodem nebo relokací klíčových manažerů na jiné kontrakty nebo odchodem do jiných společností. V případech, kdy je významným parametrem cena, se buď neobjeví, anebo postupem času vytrácí odbornost nebo proaktivní návrhy zaměstnanců poskytovatelů. Objevují se případy, kdy ačkoliv jsou služby klientem řádně uhrazeny, konečný subdodavatel je bez úhrady za své služby a dochází k nežádoucím konfrontačním situacím mezi klientem a dodavatelem, se kterým není ve smluvním vztahu (vhodný bod k zapracování do smlouvy o FM). Při vyhodnocení úspěšnosti a efektivity outsourcingu je nutné mimo jiné zhodnotit náklady spojené s vyššími nároky na zdroje klienta sloužící k řízení a kontrole outsourcingu. Snadno se může stát, že jsou blokovány kapacity, které by měly být klientem alokovány na jeho rozvoj.
Ze zkušeností dále vyplývá v případě technického facility managementu dlouhá setrvačnost této služby, kdy ovoce v negativním pohledu je sklízeno až za několik let po většinou v té době již dalším FM providerem. V případě veřejného sektoru a větších síťových klientů je doba 3–4 roky délky kontraktu nedostatečná, kdy větší část kontraktu je soustředěna na nastavování KPI, poznávání se a na závěr přípravu demobilizace. Obecně lze říci, že lepší vyjednávací pozici mají zástupci oboru facility managementu ve společnostech, kde je vlastník organizace přímo účasten na řízení společnosti.
Výše uvedené lze považovat za postupnou chuť klientů se občas vracet k lokálním menším poskytovatelům služeb FM. Z nástrojů, které by zástupci klientů uvítali a současně by se byli ochotni na nich aktivně podílet, je řízené sdílení pozitivních i negativních referencí a odborný portál zaštiťující širokou a komplexní problematiku facility managementu.
Na závěr je nutno dodat, že témata a výstupy jednotlivých zástupců z řad klientů neformují trh, pouze poukazují na své zkušenosti v rámci oboru FM, což nemusí být plošným odrazem situace na trhu. Zájmem asociace IFMA je umožnit všem stranám (klienti, poskytovatelé služeb a zákonodárci) konstruktivní debatu nad problémy tohoto oboru, které v konečném důsledku sdílejí všechny strany. O dalším setkání klientů bude informace k dispozici na stránkách asociace IFMA www.ifma.cz, klienti z jakýchkoliv sfér jsou srdečně zváni.
