Tipy pro exportéry: Jak v době pandemie jednat se zahraničními obchodními partnery

Mnoho zemí světa v současnosti zpřísňuje ochranná opatření proti šíření nemoci covid-19. Opatření sice už nejsou tolik restriktivní, jako byla ta na jaře, ale i přesto ovlivňují chování firem. Zůstat v kontaktu, udržet si stávající zákazníky nebo najít nové odběratele za hranicemi České republiky není pro exportéry snadné, ale není to nemožné. Jak za časů korony navázat či udržet byznys se zahraničními partnery? Jak se připravit a přizpůsobit nové normalitě, která nesvědčí navazování osobních vztahů s novými obchodními partnery? Ředitelé vybraných zahraničních kanceláří CzechTrade, kteří také nabízejí aktivní asistenci přímo v teritoriích, radí mimo jiné navázat kontakt přes sociální sítě.

Německo

Němečtí zaměstnanci v kancelářských profesích zůstávají obvykle na home office. Osobní setkání a návštěvy nahradily online platformy. Aktuální situace nenahrává uzavření nových obchodů a konec roku bude více o fungujících dodavatelsko-odběratelských svazcích.

Zejména u investičních technologií je znát útlum poptávky. Velký rozmach naopak zažívá e-commerce. V předvánočním čase dramaticky rostou online prodeje, ale také přibývají noví prodejci. Na internetu nakupují i konzervativnější zákazníci, kteří dříve toto prostředí nevyužívali.

Chystá-li se vývozce expandovat do Německa, měl by si připravit oslovení, firemní prezentaci, katalogy, ceníky a webové stránky v němčině a nechat vše zkontrolovat rodilým mluvčím. Čas věnujte průzkumu trhu. Hledejte podobné produkty, všímejte si, jak jsou prezentovány, kde, kým a za jaké ceny jsou nabízeny. Pro vyhledání kontaktů využijte největší bezplatnou B2B databázi Wer liefert was (WLW). Vaše cílová skupina zákazníků a prodejní kanály budou do velké míry kopírovat ty v Česku. Nenechte se odradit, pokud na prvotní e-mail nikdo neodpoví, počítejte s delší reakční dobou. Telefonujte.

Aktuální situace nepřeje cestování. Vaši němečtí partneři ocení, pokud nabídnete online alternativu. Hledejte nové cesty. Zašlete vzorky poštou předem, aby si na ně nákupčí mohli během online prezentace sáhnout. Němci ocení živou prohlídku vaší výroby přes webkameru.

Adam Jareš a Kristýna Kubíčková, CzechTrade Düsseldorf

Rakousko

Také jižní soused ČR opět zpřísňuje ochranná opatření. Je doporučena práce z domova a rozšířen Kurzarbeit, což znesnadňuje osobní komunikaci, která je pro Rakušany důležitá. Země se snaží klást velký důraz na digitalizaci a na internet se přesunula i část veletrhů a B2B akcí. Osobní kontakt sice online alternativy plně nenahradí, ale právě nyní je důležité, aby české firmy byly svým rakouským partnerům neustále k dispozici.

Exportéři, kteří na rakouský trh teprve vstupují, musejí počítat s tím, že je zapotřebí vynaložit větší úsilí a oslovit více partnerů než dříve, aby došlo k navázání spolupráce. Řada rakouských firem se sama potýká s problémy a nemají kapacitu uzavírat nová partnerství.

Na druhou stranu některé zaznamenávají výpadky dodávek, což může otevřít dveře českým dodavatelům. Z průzkumu rakouského svazu nákupčích BMÖ vyplynul pozitivní závěr, že čtvrtina nákupčích v reakci na krizi hodlá omezit nákupy v Asii a zaměřit se více na Evropu.

Doporučujeme komunikovat německy a spojit se se správnou osobou. Tu je často možné nalézt na profesních sociálních sítí LinkedIn a Xing. V případě pozitivní reakce je vhodné domluvit si hned termín osobního nebo online jednání. Rakušané velmi dobře slyší na reference z německy mluvících zemí a na unikátní vlastnosti produktu. Výhodou je také spolupráce s místním obchodním agentem.

Julie Havlová, CzechTrade Vídeň

Velká Británie

I přes složitou situaci se obchodní život ve Velké Británii nezastavil. Firmy komunikují prostřednictvím telefonů, telekonferencí, webinářů nebo emailů. Osobní setkávání je nyní sporadické, a to i pro nás, kdo pracujeme v Londýně. Kanceláře bývají uzavřené a zaměstnanci pracují z domova. Třeba s nákupčím britského obchodního řetězce Halfords jsme se nedávno setkali v jednom z jejich hobby-marketů.

Doporučujeme i nadále oslovovat nové klienty emailem a místo osobního setkání nabízet informační telefonát nebo telekonferenci. Je dobré hned v úvodu zmínit reference z Británie či jiných vyspělých trhů. Následovat by mělo zdůvodnění, proč by si vaši firmu měli vybrat ke spolupráci. Příkladem může být velmi kompetitivní cena, vysoké marže, jedinečný design, flexibilita v dodávkách, kvalita zpracování převyšující konkurenci, úspěšnost na jiných trzích. Na závěr se dotažte na možnost další komunikace. Buďte struční a výstižní.

Jiří Rak, CzechTrade Londýn

Francie

Země registruje rekordní počty nakažených. Situace znovu vede ke zpřísňování opatření ve všech oblastech života. Zároveň se vláda snaží vyhnout úplnému zastavení ekonomiky. Mnoho zaměstnavatelů vyžívá institut částečné nezaměstnanosti. V praxi to znamená, že lidé vykonávají práci například jen jeden nebo dva dny a zbytek týdne nepracují. To způsobuje pozdní reakce na e-maily nebo nezvedání telefonů a je tak třeba počítat s prodlevami v komunikaci.

Home office vláda zaměstnavatelům jen doporučuje. Obecně platí, že čím větší korporace, tím více pracovníků funguje z domova. Aktuálně se ve Francii řeší otázka hrazení nákladů pro zaměstnance pracující z domova. Firmy jsou situací nuceny přejít na digitální komunikaci uvnitř společnosti i při jednání s dodavateli a odběrateli, včetně těch ze zahraničí.

Celková poptávka a investice ve Francii během roku poklesly. Také je složité přimět potenciálního zákazníka ke změně dodavatele. Nicméně firmám ze Střední Evropy může pomoci fakt, že hodně místních firem zvažuje přesunout výrobu a dodavatelské řetězce z Asie zpět do Evropy. Proto je nezbytné pokračovat v akvizici, ať už přímým oslovování vytipovaných zákazníků nebo networkingem a propagací na sociálních sítích. Při tradiční formě vřele doporučujeme zrealizovat nejdříve emailovou kampaň na obecné firemní emaily a nenechat se odradit vyplňováním formulářů na francouzských webových stránkách. Následně má exportér při telefonátu na co navázat. Většina lidí, kteří dělají důležitá rozhodnutí, má svůj profil na síti Linkedin, je tedy dobré využívat i tento komunikační kanál. Znalost francouzštiny je nespornou výhodou.

Ve Francii kvůli nemožnosti konání veletrhů vznikají zajímavé platformy, takzvané permanentní online veletrhy, kam se může český exportér za poplatek zapsat a zviditelnit se. Naše kancelář může s výběrem pomoci.

Vítězslav Blažek, CzechTrade Paříž

Itálie

Aktuální epidemiologický stav napovídá, že na Apeninském poloostrově bude opět docházet k zpřísňování opatření a uzávěrám. Některé segmenty vykazují nervozitu kvůli nejistotě z dalšího vývoje, dochází k odkladu závazných rozhodnutí, odsouvání zakázek na později.

Řada subjektů přistoupila k větší flexibilitě v online komunikaci a je možné uskutečnit obchodní schůzky virtuálně. Pozitivní je zvýšená kontrola obecných emailových adres patřících italským firmám, které z velké části působí v režimu home office. Přesto nadále platí pravidlo, že první kontakt je lepší provést telefonicky, ideálně v italštině. Je vhodné najít si konkrétní osobu, třeba přes LinkedIn, a požádat o přímý email.

Negativním důsledkem krize jsou problémy s likviditou a splácením pohledávek. Evidujeme několik případů i u českých firem, kdy dochází ze strany italských partnerů k prodlevám ve splátkách či ke zpoždění dodávek. Důležité je prověřovat italské subjekty v obchodním rejstříku, kde lze nalézt i majetkové změny.

Marek Atanasčev, CzechTrade Milán

Nizozemsko

Druhá vlna zasáhla zemi nečekaně silně. Ve společnostech je zakázáno přijímat obchodní návštěvy, důrazně je doporučeno pracovat na home office a záležitosti řešit v online prostoru.

Na druhou stranu tento způsob komunikace není ničím výjimečným. Zatímco pro udržování kontaktů v rámci dlouhodobé spolupráce je pravidelné osobní setkávání nezbytné, začátky jsou poměrně neosobní a staví na vzdáleném způsobu komunikace i za běžných okolností. Vhodnou netodou je na LinkedIn založit účty společnosti i jejímu představiteli.

Absence přímých kontaktů na webu nebo nedostupnost databází pro vyhledávání jsou v Nizozemsku obvyklé. Vhodnou alternativou je založit na síti Linkedin účty společnosti i jejímu představiteli. V kombinaci s vyhledáním subjektů prostřednictvím seznamu veletržních vystavovatelů získají exportéři relevantní základ pro nalezení ideálního obchodního partnera i osoby s rozhodovacími kompetencemi.

Nizozemci jsou velmi citliví na obchodníky, kteří naslepo nabízejí produkty komukoli bez předchozího oslovení. Doporučujeme danou společnost oslovit bez přímé nabídky a zaslat e-mail ve stylu „mohli bychom v budoucnu naše aktivity propojit“ spolu s krátkým představením a odkazem na prezentační video. Po určitém čase navažte spojení přes LinkedIn. Důležité je, aby si daná osoba český subjekt spojila s konkrétní osobou.

Andrea Märzová, CzechTrade Benelux

Pobaltí

Pobaltí se už na jaře dostalo do hledáčku mnoha českých firem, a to díky teritoriální blízkosti, relativní ekonomické stabilitě podpořené členstvím v EU i flexibilitě menších trhů a jejich schopnosti adaptovat se na nové podmínky.

Komunikace mezi českými a pobaltskými partnery aktivně probíhá dál. Předpokladem je správné zacílení na odběratele – s tím může být nápomocna kancelář CzechTrade v Rize pokrývající celý region. Zástupci českých firem se nemusejí obávat vedle e-mailové komunikace ani zdvořilých telefonických připomínek, které nejsou ničím neobvyklým. Avšak pozor, kvůli typické rezervovanosti a uzavřenosti obyvatel tohoto regionu nemusí být videomeeting každému příjemný a je třeba z partnerovi reakce vyčíst, zda o tuto formu komunikace stojí. Na druhé straně obchodníci z modernějších oborů tuto možnost mohou nabídnout sami. V případě, že jednání nemá konkrétní vyústění, je třeba udržovat s potenciálním klientem kontakt.

V online prodejích je třeba brát v úvahu značný patriotismus a připravit se na skutečnost, že zákazníci chtějí mít pocit, že nakupují z domácího e-shopu. To s sebou nese náklady na překlady do lokálních jazyků, splnění legislativních podmínek i správné aplikování pravidel GDPR. Lokalizace e-shopu často vyžaduje najmout si specializovanou agenturu a alokovat finanční prostředky na propagaci webu.

Věra Všetičková, CzechTrade Pobaltí

Španělsko

Svoji činnost ukončilo v důsledku pandemie na 77 tisíc firem, což je podobné číslo jako během krize v letech 2008 až 2012. Stále tu podniká skoro 1,5 milionu subjektů.

Českým firmám doporučujeme, aby i přes nepříznivé období zkoušely najít nové obchodní partnery a neobávaly se je oslovit s nabídkou spolupráce. Nákupčí pracují částečně na home office, většinou reagují a poskytují zpětnou vazbu. Zároveň je nutné vstup na trh hodnotit s perspektivou negativních důsledků pandemie, zjistit si informace o vývoji v sektoru a řádně pověřit, zda jsou vybrané firmy stále aktivní.

Nezapomeňte oslovovat ve španělském jazyce, využít všechny kanály a volat, volat a volat. Při emailovém oslovení se vyvarujte rozesílat obsáhlé dokumenty. Se stávajícími partnery je potřebovat udržovat pravidelnou komunikaci, ideálně telefonicky a projevit zájem o rodinu a aktuální dění.

Petra Jindrová, CzechTrade Madrid

Skandinávie

Od první vlny se život ve Skandinávii vrátil do relativně normálních kolejích. Severské podniky vyrábějí a jejich kontaktování je možné s tím, že většina jednání se uskutečňuje virtuálně. Přestože je možné do severských zemí přicestovat, lidé se snaží vyhýbat osobním kontaktům. Ani zdejší obchodníci v současné době nechtějí cestovat, a není tak možné uskutečnit osobní návštěvu českého výrobního závodu. Skandinávci jsou zvyklí jednat přímo a otevřeně vám sdělí, zda mají o spolupráci zájem. Trh je tu náročný. Vaše produkty či služby musejí být pro ně něčím zajímavé, ale to platí v jakékoliv době.

Tomáš Rousek, CzechTrade Skandinávie

Spojené státy americké

Situaci v USA komplikují prezidentské volby a velmi rozdílné přístupy guvernérů k řešení problému pandemie, což podnikatelům znesnadňuje orientaci. Do konce roku jsou kompletně uzavřené hranice a do Spojených států se nedá cestovat.

To by ale nemělo odrazovat české firmy od přípravy vstoupit na americký trh, neboť ten po odeznění aktuálních problémů zůstane zajímavým trhem a v rámci ekonomického oživení vytvoří prostor pro zahraniční subjekty.

Nyní je ideální čas na „paperwork“. USA mnohdy neuznávají evropské registrace a certifikace a exportér musí své zboží nechat registrovat, certifikovat a opatřit značením, které je v USA uznáváno a umožní zboží mu dovážet. Je také čas seznámit se s procesem cla, který se zprvu může zdát být složitý, ale po čase se stane rutinou.

Naše tři kanceláře v USA jsou nachystány připravit exportéry na úspěšné absolvování všech nezbytných kroků. Pojmy jako FDA, CBP, UL, USDA, US EPA a další přestanou být strašákem.

Mnoho firem, nákupčích či odborných organizací přesunuli své aktivity do virtuálního prostředí a nabízejí webináře, B2B schůzky, motivační konzultace a další program pro úspěšné navazování obchodních kontaktů. Mnohdy jsou tyto platformy zpoplatněné a je těžké zorientovat se, která je výhodná. V tomto kancelář CzechTrade pomůže ověřit spolehlivost nabízených služeb.

Jan Kubata, CzechTrade Chicago

Čína

Jde o jedinou velkou zemi, kde nepropukla druhá vlna a ekonomika se tak plně soustředí na restart. Pro české exportéry je ale stále problematické cestovat do Číny a získat vstupní víza. Po vstupu do země platí povinná karanténa. Na odborných veletrzích se osvědčil model fyzicky zastupovat vystavovatele na českém stánku, prezentoval produkty na doprovodných seminářích a přímo na akci přes Skype zajistit jednání mezi čínskými a českými zástupci. Dokážeme zajistit pravidelnou komunikaci v čínštině nebo zorganizovat prezentaci pro vybrané čínské subjekty formou webináře s odbornou prezentací a následnou diskuzí.

České firmy mohou vstoupit na trh pomocí takzvaného Cross-border e-commerce, kde bez fyzické přítomnosti mohou přes vybrané platformy prodávat své výrobky přímo Číňanům. Není třeba založit firmu v Číně, mít místního distributora ani certifikovat produkt. Prodej přes e-commerce zde tvoří 45 procent z celkového maloobchodu a do roku 2023 se předpokládá růst podílu na 64 procent.

Čína je jedinou velkou zemí, kde nepropukla druhá vlna, její ekonomika se tak plně soustředí na restart. Letos se očekává růst HDP okolo dvou procent. Krize tu urychlila rozvoj technologií (5G, umělá inteligence, block chain, elektromobilita) ve všech oblastech jako zdravotnictví, vzdělávání, e-commerce, služby, online hry, livestreaming. Vývoj skýtá řadu příležitostí i pro české produkty, technologie a služby.

Aleš Červinka, CzechTrade Šanghaj

Mexiko

Mexiko je celosvětovou výjimkou, neboť se od počátku krize neuzavřelo turistickým ani obchodním cestám. Doporučujeme pravidelně se připomínat stávajícím partnerům, nejlépe přes aplikaci Whatsapp, na níž jsou Mexičané obzvlášť aktivní. Lidé tu mají rádi osobní kontakt, nicméně za aktuální situace si lze domluvili videomeeting a alespoň virtuálně se vidět z očí do očí.

Nabídněte finálnímu klientovi online prezentaci produktů. Uvidí, že vztah mezi českou společností a místním distributorem je na vysoké úrovni a dodá mu to pocit jistoty pro budoucí nákup. Nadstavbou může být zastoupení českého exportéra prostřednictvím kanceláře CzechTrade v Mexico City.

V Mexiku neexistují ucelené a aktualizované databáze. Připravte se na hledání jehly v kupce sena. Sami nejčastěji využíváme interní seznamy vytvořené z veletrhů, odborných katalogů, oslovujeme asociace, hledáme na webu, vyrazíme do terénu nebo rozhodíme sítě po našich kontaktech. Velmi se nám osvědčily webináře. Jejich náplň nesmí být ryze prodejní, ale především naučná. Veletrhy probíhají virtuální formou, většinou zdarma. Nebojte se využívat sociální sítě, především pak Linkedin, ale nespoléhejte se čistě na tento nástroj. Pomůže vám zjistit kompetentní osobu, do firmy následně zatelefonujte.

Nejdříve se snažte spojit telefonicky a poté psát email. Obráceně se často stává, že nikdo neodepíše. Nebojte se mexické firmě i několikrát připomenout a nenechejte se odradit. Španělština boří hranice a vytváří stabilní obchodní partnerství.

Mexičané jsou ochotní navázat a rozjet obchodní spolupráci i bez osobního setkání, ale jakmile to bude možné, snažte se setkat osobě. Jsou otevření i v nejisté době obohatit své portfolio o distribuci nových produktů a hledají nové pracovní výzvy.

Tereza Vítková, CzechTrade Mexico City

Turecko

Vyhledání nových tureckých partnerů se v porovnání s dobou předkoronavirovou v podstatě nezměnilo. K podstatným změnám však došlo u oslovení. Standardně jsme v Turecku českým firmám domlouvali osobní jednání, na které jsme účastníky doprovodili a případně sloužili jako tlumočnici. Nyní se místní zdráhají přijímat zahraniční návštěvy. Naše kancelář proto telefonicky ověřuje zájem o spolupráci a pokud Turci zájem potvrdí, české firmě postoupíme kontakty na relevantní zástupce. V úvodním emailu navrhněte termíny pro online jednání. Nejčastěji se tu požívají aplikace Microsoft Teams či Zoom.

I v případě udržení stávajících partnerů se schůzky přenesly do online prostoru. Je to dáno ztíženými podmínkami pro vydávání víz a problematickou covid situací. Rychlost, nízkonákladovost a flexibilita motivuje setkávat se online.

Vladislav Polách, CzechTrade Istanbul

Nejaktuálnější informace o vývoji situace kolem koronaviru ve světě a důsledcích pro ekonomiku a byznys v jednotlivých zemích přináší pravidelně aktualizované zpravodajství od ředitelů zahraničních kanceláří CzechTrade.