Správná data ve správném formátu

Velmi významnou oporou efektivního facility managementu je jeho softwarová podpora. Ta může mít různou podobu a podle použitých SW nástrojů také svou míru úspěšnosti a efektivity a to jak u manažerů, tak výkonných pracovníků. Výrazně vyšší efekty a významné přínosy lze dosáhnout použitím aplikačního software typu CAFM, který dnes oceňuje každý, kdo z běžných kancelářských aplikací přešel právě na specializovaný program pro Facility management.

Jakýkoliv SW je však efektivní teprve tehdy, je-li naplněn těmi správnými daty a který poskytuje tu správnou a přesnou informaci svému uživateli. Tuto informaci však může beze zbytku splnit i běžný textový dokument ve všeobecně používaných formátech, získaný na jedno či dvě kliknutí na správné místo, ať už se jedná o dokument přímo uložený nebo odkazovaný např. z výkresové dokumentace či jiného informačního zdroje. Zejména výkonnému pracovníku v terénu skutečně může stačit prostá textová informace k objektu či místu, k němuž se jeho pracovní výkon vztahuje.

A tak je dnes zcela běžné, že se data o objektech, dokonce i data o činnostech a vykonávaných procesech, sbírají v textovém formátu - zapisují v běžných kancelářských textových editorech a ukládají do firemních adresářů, chcete-li složek. Informace tak jsou přesné, aktuální, v místě, kde jsou svými čtenáři a budoucími uživateli očekávány a zcela splňují v daný okamžik požadovaný informační servis.

Je však velmi vhodné, zejména v době zavedení takovéhoto "informačního systému", zamyslet se nad tím, jak tato data - tyto cenné informace - budou tříděna, jakou formou v nich bude možno filtrovat a vybírat, zda-li bude možné provádět vyhodnocování takovýchto dat a provádět zpětné analýzy či součty číselných hodnot (a nemusí to být pouze finance, náklady či výnosy, mohou to být i délky, obsahy, kusové množství...) a zejména: jak tato data přiřazovat k datům jiným, dalším informacím, které se v čase a budoucí době mohou vyskytnout a s našimi daty úzce souvisí.

Ano, úvodem jsme hovořili o prostém účelu takto posbíraných dat. Tato data - tyto informace - však mohou být velmi cenným majetkem organizace a v kontextu s dalšími informacemi poskytovat velmi cenný podklad pro efektivní facility management. Zejména data paspotizačního charakteru o stavebních objektech, parcelách, technologiích mohou být v čase doplňována o různé změny dispozic, údaje finančního charakteru a poskytovat zdaleka více, než jen textovou informaci pro provoz či údržbu.

Proto stojí zato zamyslet se, jakým způsobem a zejména v jakém formátu data sbíráte, zapisujete různé informace a ukládáte. Přitom prostá náhrada tabulkového editoru za textový je prvním krokem k možnosti lepšího třídění, výběru a zejména databázovému využití informací prostřednictvím importu do budoucího aplikačního SW.

Poradit se můžete s IT odborníky či SW specialisty! Myslete dopředu a předejděte zbytečným výdajům za překopírovávání dat či novému sběru informací! Jakýkoliv CAFM systém má pro vás tu správnou hodnotu teprve tehdy, je-li naplněn vašimi daty!