Sdílení informací v CAFM mezi spolupracujícími subjekty

V dnešní praxi facility managementu je běžné, že facility služby jsou sjednány s jedním konkrétním poskytovatelem, avšak faktické služby tzv. měkkého či tvrdého FM poskytuje ve finále více subjektů. Rovněž služby property managementu, logistiky, právních či daňových služeb jsou poskytovány mnoha dalšími subdodavateli, kteří jsou specialisty a odborníky ve svém oboru.

Všechny tyto dílčí služby jsou v efektivně řízené organizaci pokryty příslušnými informačními technologiemi. V praxi se tak setkáváme s řadou informačních systémů, které mají své vžité názvy a používané zkratky. Namátkou lze vybrat ty nejčastější: ERP, EAM, CMMS, MIS, CRM, GIS, CAD, ARM, EIS, MES, MIS a samozřejmě CAFM – IS pro Facility management (Computer Aided Facility Management). Přitom některé z uvedených zkratek mohou vyjadřovat dva rozdílné systémy, namátkou: MIS – Manažerský informační systém nebo také Medical information systém, tedy lékařský IS nebo EIS – Podnikový IS (Enterprise Information Systems) nebo také IS pro vrcholové řízení podniku (Executive Information systém). Zcela běžně tak dnes klasické systémy typu ERP, jako jsou SAP R3, Microsoft Dynamics NAV (dříve Navision), Helios a další, poskytují SW nástroje i pro klasické služby FM, zejména v oblasti řízení procesů a zakázek, objednávek, správy majetku atd. Obdobně např. systémy EAM pro řízení podnikových aktiv a správy majetku pokrývají klasické služby FM při správě nemovitostí a hmotného majetku.

Dále pak existuje celá řada specializovaných systémů pro jednotlivé specifické procesy FM, např. různé knihy jízd a správy vozového parku, řízení BOZP a PO, evidence odpadového hospodářství a tak dále. V každé společnosti, podniku či organizaci se tak můžeme potkat s různými informačními systémy, které pokrývají klíčové procesy facility managementu. A zde se setkáváme s první významnou oblastí sdílení a výměny informací a častým požadavkem tzv. integrace dat z více informačních systémů.

Druhou, a neméně významnou oblastí sdílení a výměny dat, jsou společná úložiště souborů na podnikových serverech. Všude tam, kde jsou v praxi zavedeny normy ISO, je zpravidla toto sdílení již řešeno a aktivně využíváno, avšak často nikoliv pro tak širokou oblast, jakou je facility management. V oblasti FM jsou potřeby a požadavky na sdílení dat odlišné od přísně interních směrnic a interních dokladů ISO. Sdílení dat je vyžadováno s partnery, dodavateli i zákazníky.

Právě zde sehrává klíčovou roli vhodný CAFM systém, který umožňuje jednu z nejvíce efektivních forem sdílení dat. Jedná se především o zpřístupnění pasportizačních dat a to jak datové popisné části, tak i výkresové dokumentace. Z této normativní základny často vyplývá jednotné značení a kódování, které je přebíráno celou řadou interních a externích uživatelů a využíváno ve formě katalogů či číselníků. Zcela běžné sdílení normativní základny je využíváno v žádankových systémech a HelpDeskových řešeních, kdy má žadatel zpřístupněna konkrétní data, která mu přísluší dle přihlašovacího jména. Značná část žádankového formuláře tak může být právě díky sdílení dat vyplněna předem. Procesní data z realizace zakázky (opravy, revize aj.) pak sdílí nejen vlastník aplikace a jeho pracovníci, ale zcela běžně i zákazníci, resp. uživatelé, kteří pak mohou mít k dispozici i celou řadu výstupů, vyplývajících z běžné praxe a každodenní činnosti jejich FM poskytovatele.

Svou nezastupitelnou funkci sehrává CAFM systém i mezi obchodními partnery. Právě oblast dodavatelsko-odběratelských vztahů může být sdílením výrazně zefektivněna. Jedná se o dvě klíčové oblasti:

1. Výsledky práce servisního dodavatele evidované přímo do systému (zápisem či exportem dat). Zprůhledňuje a konkretizuje skutečně provedené zásahy, často prováděné bez účasti objednavatele. Pro toho může mít toto sdílení významný kontrolní aspekt, neboť jak ukazuje praxe, lze u velkých společností či u velkých stavebních objektů velmi snadno fakturovat něco, co ve skutečnosti dodáno nebylo. A nejedná se ani tak o rozsah práce jako o konkrétní dodávky servisního materiálu.
2. Dodavatel property nebo dalších FM služeb. Dodavatel může do systému přímo zadávat a zpřístupňovat klíčové údaje nájemního vztahu, spotřeby energií či dalších měkkých služeb FM. Pro objednavatele to znamená efektivní a snadný přístup k významným nákladovým a procesním údajům.

Stále častěji se při implementacích CAFM systému setkáváme s požadavkem umožnit prostřednictvím internetové sítě bezpečný vstup dalších uživatelů do implementovaného systému! Zajišťování tohoto požadavku lze pokrýt vícero způsoby:

• Poskytnout webovou aplikaci s přímou prací v internetovém prohlížeči a příslušném formuláři
• Zřídit vzdálené připojení do zvolené sítě prostřednictvím terminálových služeb nebo virtuální sítě (tzv. VPN) a umožnit tak vzdálenou práci přímo v aplikaci

Dosavadní zkušenosti z našich aktuálních implementací jasně hovoří pro oba zvolené příklady. Pro přímou práci v internetovém prostředí se plně osvědčilo řešení zadávání požadavků a hlášení incidentů (HelpDesk), do kterého zpravidla vstupuje větší množství uživatelů (objednatelů, zadavatelů požadavků). Pro další přímé zadávání údajů a sdílení dat a informací se plně osvědčuje řešení vzdáleného přístupu do sítě (terminálově či prostřednictvím VPN) a práci v aplikaci formou přímého zadávání údajů nebo importu již pořízených dat do aplikace.

Zejména řešení vzdáleného přístupu dále otevírá uživatelům další prostor pro společné ukládání dat a jejich sdílení prostřednictvím sdílených složek. Dnes je zcela přirozená forma tzv. vázané dokumentace, kdy lze ke kterémukoliv datovému záznamu v aplikaci přiřadit elektronický dokument typu zápisu, protokolu, nákresu, fotografie aj. Takto připojená dokumentace, má-li být dostupná všem typům uživatelů, musí být uložena v místě, které je sdíleno skupinou uživatelů s příslušnými přístupovými právy.

Oblast přístupových práv v dnes již poměrně velké množině typů uživatelů aplikace, (jak z řad majitele licencí aplikace, tak jeho zákazníků a partnerů) je velmi složitou a pro naše zákazníky často velmi komplikovanou záležitostí. Jako úspěšné a vhodné řešení se osvědčil pronájem samostatného zabezpečeného serveru (tzv. serverhosting), spravovaného poskytovatelem CAFM. Toto řešení umožňuje prostřednictvím VPN vzdálenou správu aplikace, dat i připojených dokumentů. Podstatným přínosem je však zejména společné sdílení dat a to jak konkrétních souborů ve sdílených složkách, tak aplikačních dat v instalovaných aplikacích vč. CAFM řešení, užívané různými subjekty a jejich konkrétními uživateli. Na straně uživatelů zcela odpadá někdy složitá instalace více různých prostředí či jejich „souhra“ na jednom či více serverech a nezbytná péče o tento HW a SW je poskytovanou službou, zajištěnou profesionálními hostingovými dodavateli, zajišťujícími trvalý a bezpečný provoz s poměrně nízkými náklady.

Stále více našich uživatelů využívá tuto formu serverhostingu, která se právě pro potřeby sdílení dat a informací plně osvědčila a do budoucna jasně ukazuje trend v oblasti tzv. center sdílených služeb (CSS). Vhodné CAFM řešení se tak může stát významným nástrojem nejen pro facility management jako takový, ale i pro aplikaci CSS ve společnostech a organizacích, kde lze dosáhnout významného zefektivnění procesů a získat vhodné zdroje pro sběr dat, které přinesou správné informace ve správný čas.